Ordine di servizio del direttore dei lavori: fac simile e soluzioni innovative
Ordine di servizio direttore lavori: gli strumenti di controllo in corso d’opera. Il fac simile di modello da scaricare
L’ordine di servizio è uno degli strumenti più importanti a disposizione del direttore dei lavori per impartire all’impresa esecutrice disposizioni operative durante l’esecuzione dell’appalto.
Serve a formalizzare istruzioni, prescrizioni e richieste che incidono concretamente sull’andamento dei lavori e consente di lasciare una traccia documentale precisa delle indicazioni impartite in cantiere. Per il direttore dei lavori non è quindi soltanto uno strumento di comunicazione, ma un atto strettamente collegato alle attività di controllo tecnico, amministrativo e contabile dell’opera.
Una corretta gestione degli ordini di servizio è importante anche per l’impresa: il contenuto dell’ordine può infatti incidere sulle modalità di esecuzione, sui tempi, sull’organizzazione del cantiere e, in alcuni casi, sugli aspetti economici del contratto. Vediamo cos’è un ordine di servizio, chi può impartirlo, quando deve essere utilizzato, quali elementi deve contenere e cosa accade quando l’impresa contesta le disposizioni ricevute.
Inoltre puoi scaricare un modello fac simile di ordine di servizio da personalizzare secondo le tue esigenze. Al riguardo ti consiglio di utilizzare una piattaforma collaborativa per condividere in tempo reale documenti, file, immagini, modulistica con le figure interessate ai lavori.
Gli strumenti del direttore dei lavori per la direzione e il controllo dell’opera
Il direttore dei lavori svolge un’attività continuativa di controllo sull’esecuzione dell’opera e verifica che i lavori siano realizzati in conformità al progetto, al contratto e alle prescrizioni applicabili. Per svolgere queste attività utilizza diversi documenti, ciascuno con una funzione specifica.
Tra i principali rientrano:
ordini di servizio;
verbali;
relazioni;
certificati;
annotazioni e registrazioni contenute nella documentazione di cantiere e nella contabilità dei lavori.
L’ordine di servizio si distingue dagli altri strumenti perché non ha soltanto funzione descrittiva o certificativa: attraverso di esso viene impartita una disposizione che il destinatario è chiamato a osservare.
Il verbale, ad esempio, serve normalmente a documentare un fatto, un accertamento o una determinata situazione verificatasi durante l’esecuzione. Una relazione può invece rappresentare al RUP una problematica tecnica o contrattuale. Il certificato attesta il verificarsi di determinate condizioni o il completamento di specifiche fasi.
L’ordine di servizio ha invece una finalità immediatamente operativa: serve a indicare all’esecutore cosa deve fare, entro quali limiti e, quando necessario, entro quale termine.
Ordine di servizio: cos’è
L’ordine di servizio è l’atto con cui vengono formalizzate disposizioni e istruzioni relative all’esecuzione dei lavori.
Nella pratica di cantiere può riguardare, ad esempio, la necessità di adeguare una lavorazione alle previsioni progettuali, rimuovere un’opera eseguita in maniera non conforme, adottare determinate modalità operative o rispettare una prescrizione già prevista dalla documentazione contrattuale.
La sua funzione principale è quindi quella di trasformare una disposizione della direzione lavori in un atto formalmente identificabile e tracciabile.
Questo aspetto è particolarmente importante perché durante l’esecuzione di un’opera sono frequenti interlocuzioni, sopralluoghi e indicazioni impartite direttamente in cantiere. Tuttavia, quando la disposizione assume rilevanza tecnica, contrattuale o economica, è necessario che il suo contenuto risulti chiaramente documentato.
Un ordine di servizio correttamente redatto consente di ricostruire:
chi ha impartito la disposizione;
a chi è stata indirizzata;
perché è stata impartita;
quale attività è stata richiesta;
entro quale termine deve essere eseguita;
quali verifiche devono essere effettuate;
quale comportamento ha tenuto successivamente l’impresa.
La chiarezza dell’atto è importante sia per la gestione ordinaria del cantiere sia in caso di successive contestazioni.
Qual è la normativa di riferimento per gli ordini di servizio?
La disciplina degli ordini di servizio nei lavori pubblici è contenuta nel D.Lgs. 36/2023 e, in particolare, negli artt. 114 e 115 e nell’Allegato II.14.
L’art. 114 disciplina la direzione dei lavori e rinvia all’Allegato II.14 per individuare le modalità con cui il direttore dei lavori svolge le proprie attività durante la fase esecutiva.
Più precisamente, l’art. 1, comma 2, lett. e), dell’Allegato II.14 attribuisce al direttore dei lavori il compito di impartire all’esecutore le disposizioni e le istruzioni relative agli aspetti tecnici ed economici della gestione dell’appalto attraverso l’emanazione di ordini di servizio.
Gli ordini devono essere comunicati al RUP e devono riportare una sintetica motivazione delle ragioni tecniche e delle finalità perseguite. Sono inoltre, di norma, annotati nei documenti contabili mediante strumenti elettronici di contabilità o contabilità semplificata.
Un’ulteriore disposizione fondamentale è contenuta nell’art. 115, comma 2, del Codice, secondo cui l’esecutore deve uniformarsi alle disposizioni e agli ordini di servizio del direttore dei lavori senza sospendere o ritardare il regolare sviluppo delle lavorazioni. Restano ferme le modalità previste per l’iscrizione delle riserve.
Chi emette l’ordine di servizio?
Il direttore dei lavori utilizza questo atto nell’esercizio delle proprie funzioni di controllo sull’esecuzione, quando è necessario fornire all’impresa indicazioni specifiche per assicurare la corretta realizzazione delle opere. È importante distinguere le disposizioni impartite all’impresa dalle comunicazioni interne tra gli altri soggetti coinvolti nell’appalto.
Il direttore dei lavori, infatti, opera all’interno di un sistema nel quale intervengono anche il RUP, l’impresa esecutrice, eventuali direttori operativi, ispettori di cantiere, coordinatori per la sicurezza e altri soggetti tecnici.
L’ordine di servizio indirizzato all’impresa deve quindi essere coerente con le competenze del direttore dei lavori e con quanto previsto dal contratto, dal progetto e dagli atti dell’appalto.
Non può essere utilizzato come strumento generico per modificare liberamente il rapporto contrattuale né può sostituire gli atti e le procedure specificamente previsti quando la disposizione determina effetti che richiedono un diverso procedimento.
Quando si usa un ordine di servizio
L’ordine di servizio viene utilizzato quando è necessario impartire all’impresa una disposizione precisa e formalmente documentata durante l’esecuzione dei lavori.
I casi possono essere molto diversi.
Può essere necessario, ad esempio, quando il direttore dei lavori accerta che una lavorazione non è stata eseguita conformemente al progetto oppure quando occorre precisare modalità operative già previste negli elaborati progettuali o nel capitolato.
L’ordine può riguardare anche:
l’esecuzione o la correzione di una determinata lavorazione;
il rispetto di prescrizioni tecniche;
l’adeguamento alle indicazioni progettuali;
la rimozione di elementi non conformi;
la corretta utilizzazione di materiali o prodotti;
la richiesta di documentazione tecnica;
l’adozione di specifiche modalità di esecuzione;
il rispetto di una determinata sequenza delle lavorazioni;
la necessità di completare un’attività entro un termine definito.
La scelta di formalizzare una disposizione mediante ordine di servizio diventa particolarmente importante quando dall’adempimento possono derivare conseguenze sull’organizzazione dell’impresa, sui tempi dell’appalto o sulla contabilità.
In questi casi un’indicazione esclusivamente verbale rischia di generare successive incertezze sulla portata effettiva della disposizione.
Cosa deve contenere un ordine di servizio
Non è sufficiente che l’ordine di servizio indichi genericamente all’impresa di eseguire una determinata attività. Il documento deve essere costruito in modo da rendere immediatamente comprensibili le ragioni della disposizione e ciò che viene richiesto.
In primo luogo occorre identificare correttamente l’appalto, indicando almeno:
oggetto dei lavori;
committente;
impresa esecutrice;
cantiere interessato;
estremi del contratto;
numero progressivo dell’ordine;
data di emissione;
eventuali codici identificativi dell’appalto.
Segue la parte motivazionale.
È opportuno descrivere il fatto o la circostanza che rende necessario l’ordine. Può trattarsi di un rilievo effettuato durante un sopralluogo, di una difformità rispetto al progetto, di una prescrizione contrattuale non rispettata oppure della necessità di definire una specifica modalità esecutiva.
La disposizione deve poi essere formulata in modo chiaro. Espressioni generiche come “provvedere a quanto necessario” dovrebbero essere evitate quando è possibile indicare esattamente quale attività deve essere eseguita.
Quando necessario deve essere indicato anche un termine entro cui provvedere. Il documento può infine richiamare le conseguenze previste dal contratto o dalla documentazione dell’appalto in caso di mancato adempimento.
Come deve essere motivato l’ordine di servizio
La motivazione dell’ordine è un elemento fondamentale perché consente all’impresa di comprendere la ragione tecnica o contrattuale della disposizione.
Una motivazione efficace dovrebbe consentire di collegare chiaramente tre elementi:
fatto rilevato → disposizione impartita → risultato richiesto.
Ad esempio, se durante un sopralluogo viene riscontrato che un’opera è stata realizzata in difformità rispetto agli elaborati progettuali, l’ordine dovrebbe identificare la lavorazione interessata, descrivere la difformità e indicare l’intervento necessario per ripristinare la conformità.
La motivazione assume particolare importanza anche in presenza di possibili contestazioni.
Più l’ordine è preciso nella descrizione delle circostanze e delle prescrizioni, minori sono le possibilità che sorgano dubbi successivi sulla sua portata.
È quindi opportuno richiamare, quando necessario, elaborati progettuali, capitolato, contratto, verbali precedenti, comunicazioni o altri documenti che consentano di contestualizzare la disposizione.
L’impresa è obbligata a eseguire l’ordine di servizio?
Sì. L’art. 115, comma 2, del D.Lgs. 36/2023 stabilisce espressamente che l’esecutore deve uniformarsi alle disposizioni e agli ordini di servizio del direttore dei lavori e non può, per effetto della propria contestazione, sospendere o ritardare il regolare sviluppo dei lavori.
Ciò non significa però che l’impresa perda il diritto di contestare le conseguenze dell’ordine. Lo stesso art. 115 richiama infatti la possibilità di iscrivere le riserve secondo le modalità e i termini stabiliti dall’Allegato II.14.
Ne deriva una distinzione essenziale: da un lato l’obbligo di proseguire regolarmente l’esecuzione conformandosi alle disposizioni del direttore dei lavori; dall’altro la facoltà dell’esecutore di tutelare tempestivamente le proprie pretese mediante la riserva, quando ne ricorrono i presupposti.
Ordine di servizio e riserve dell’appaltatore
L’ordine di servizio e la riserva non svolgono la stessa funzione.
L’ordine contiene la disposizione impartita durante l’esecuzione dei lavori. La riserva è invece lo strumento con cui l’impresa formalizza determinate pretese o contestazioni secondo le modalità previste dalla disciplina applicabile al contratto.
Il collegamento tra i due strumenti può diventare particolarmente rilevante quando la disposizione impartita determina conseguenze sui costi o sui tempi. L’impresa può infatti ritenere necessario eseguire quanto ordinato ma, nello stesso tempo, contestarne gli effetti.
Per questo motivo ordini di servizio, contestazioni dell’impresa e documentazione contabile devono essere gestiti in modo coordinato.
Una cattiva gestione documentale può infatti rendere difficile, anche a distanza di tempo, ricostruire quando è nata la contestazione, quale disposizione l’ha determinata e quali conseguenze l’impresa abbia effettivamente lamentato.
Ordine di servizio e giornale dei lavori
L’ordine di servizio deve inserirsi all’interno della documentazione complessiva della fase esecutiva. Il giornale dei lavori svolge un ruolo importante perché consente di ricostruire l’andamento del cantiere e le principali circostanze che incidono sull’esecuzione.
Il collegamento tra ordine di servizio e giornale dei lavori serve a garantire continuità documentale.
Non è sufficiente conservare l’ordine come documento isolato. È utile che risulti chiaramente collegato agli eventi che lo hanno determinato e alle attività eseguite successivamente.
Una documentazione ben organizzata consente di verificare:
quando è stato emesso l’ordine;
quando è stato comunicato;
quali fatti ne hanno determinato l’emissione;
quali lavorazioni sono state interessate;
quando l’impresa ha adempiuto;
se sono state formulate contestazioni;
quali verifiche sono state effettuate dalla direzione lavori.
Questo sistema di tracciabilità assume particolare rilievo quando sorgono controversie o quando occorre ricostruire, anche dopo molto tempo, l’effettivo andamento dei lavori.
Ordine di servizio del direttore dei lavori fac simile
Di seguito ti propongo un modello di ordine di servizio direttore lavori. Puoi fare copia e incolla sul tuo documento e personalizzarlo in base alle tue esigenze oppure scaricarlo.
Ordine di servizio del ___
LAVORI: ___ – CUP: ___ – CIG: ___
COMMITTENTE: ___, ___, ___, ____
IMPRESA: ___ , ___ – ___
CONTRATTO: in data ___ n. ___ di rep. registrato a ___, il ___ al n. ___ pari a ___
Il sottoscritto ___ nella sua qualità di Direttore dei Lavori per le opere in premessa,
tenuto conto dei seguenti riscontri: ___ ;
vista la vigente normativa in materia di appalti pubblici ed in particolare gli strumenti per l’esercizio dell’attività di direzione e controllo del Direttore dei Lavori stabiliti dalla legge;
considerato che ___
DISPONE
che l’Impresa ___, esecutrice dei lavori di che trattasi, provveda a ___ entro e non oltre giorni ___ (___) dal ricevimento del presente Ordine di Servizio.
Si intende che nel caso di inadempienza a quanto prescritto con il presente, ai sensi del capitolato speciale d’appalto e del contratto si procederà a ___.
Le conseguenze economiche derivanti dall’osservanza di tale ordine di servizio sono ___.
___, ___
Il Direttore dei Lavori
______________________
I verbali, le relazioni e i certificati emessi dal direttore dei lavori
Durante le sue attività di controllo il direttore dei lavori redige una serie di verbali. Tra questi:
verbale di consegna dei lavori;
verbale di constatazione;
verbale di pesatura;
verbale di esperimento prove;
verbale di consistenza;
verbale di accettazione materiali;
verbale di rifiuto materiali e/o manufatti;
verbale delle circostanze contestate;
verbale di sospensione delle lavorazioni;
verbale di ripresa dei lavori;
verbale di inosservanza alle disposizioni di sicurezza.
In linea di principio, il processo verbale può essere relativo a:
accertamento di fatti (consegna, sospensione, ripresa e ultimazione dei lavori);
esperimento di prove.
Tutti i processi verbali vanno annotati sul giornale dei lavori. Il direttore dei lavori elabora durante la propria attività una serie di relazioni, quali:
relazione particolareggiata (art. 108 comma 3): quando il direttore dei lavori accerta un grave inadempimento alle obbligazioni contrattuali da parte dell’appaltatore, tale da comprometterne la buona riuscita delle prestazioni, invia al RUP una relazione particolareggiata, corredata dei documenti necessari, indicando la stima dei lavori eseguiti regolarmente, il cui importo può essere riconosciuto all’appaltatore. Egli formula, altresì, la contestazione degli addebiti all’appaltatore, assegnando un termine non inferiore a 15 giorni per la presentazione delle proprie controdeduzioni al RUP;
relazioni riservate (art. 205 comma 3 e art. 206): in caso di iscrizione di riserve tali da far variare l’importo di contratto tra il 5% e il 15%, si può tentare un accordo bonario. Il direttore dei lavori dà immediata comunicazione al RUP delle riserve iscritte mediante una propria relazione riservata.
Il direttore dei lavori è tenuto al rilascio di certificati, quali:
il certificato di ultimazione dei lavori inviato RUP, che ne rilascia copia conforme all’impresa affidataria;
il certificato di regolare esecuzione, che deve essere confermato dal RUP, nei casi in cui la stazione appaltante non abbia conferito l’incarico di collaudo ai sensi dell’art. 102 comma 2 del Codice.
Inoltre il direttore dei lavori è tenuto a rilasciare il certificato di regolare esecuzione entro il termine di 30 giorni dalla data di ultimazione dei lavori, salvo che sia diversamente ed espressamente previsto nella documentazione di gara e nel contratto e purché ciò non sia gravemente iniquo per l’impresa affidataria.
Trasmissione degli atti: piattaforma elettronica e PEC
La bozza delle linee guida Anac prevede espressamente l’utilizzo di strumenti elettronici specifici (piattaforma aperta) per il controllo amministrativo, tecnico e contabile dell’opera.
Gli ordini di servizio, dunque, dovranno essere opportunamente “registrati” sulla piattaforma elettronica. Il punto 4.1.1 delle linee guida prevede che, qualora la stazione appaltante non sia dotata dei mezzi necessari, dovrà farlo al più presto. In tal caso, nel tempo strettamente necessario a consentire alle stazioni appaltanti di dotarsi dei mezzi necessari per una completa digitalizzazione, gli ordini di servizio devono comunque avere forma scritta e l’impresa affidataria deve restituire gli ordini stessi firmati per avvenuta conoscenza.
La trasmissione degli ordini di servizio, così come quella delle varie disposizioni, dei verbali, degli atti e delle comunicazioni tra RUP, direttore dei lavori e imprese esecutrici deve avvenire mediante PEC.
I documenti inviati mediante PEC si considerano conosciuti dal destinatario non appena viene acquisita la ricevuta di avvenuta consegna.
Nel caso in cui il RUP, il direttore dei lavori e il coordinatore per l’esecuzione dei lavori siano soggetti interni alla medesima stazione appaltante, le comunicazioni avverranno con le modalità stabilite dall’ordinamento della stessa, che devono comunque garantire l’efficientamento informatico, con particolare riferimento alle metodologie ed alle strumentazioni elettroniche.
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FAQ sull’ordine di servizio
L’ordine di servizio deve essere scritto?
La disciplina del D.Lgs. 36/2023 è impostata sulla gestione digitale della contabilità dei lavori. L’art. 1, comma 2, lett. e), dell’Allegato II.14 prevede che gli ordini di servizio siano, di norma, annotati nei documenti contabili mediante strumenti elettronici di contabilità o contabilità semplificata. Qualora non siano temporaneamente disponibili i mezzi necessari alla completa digitalizzazione, gli ordini devono comunque essere formalizzati per iscritto.
L’impresa può contestare un ordine di servizio?
Sì. La contestazione deve essere distinta dall’eventuale obbligo di eseguire la disposizione e deve essere formalizzata attraverso gli strumenti previsti dal contratto e dalla disciplina applicabile.
Un ordine di servizio può comportare maggiori costi?
Una disposizione può avere riflessi economici sull’esecuzione. Quando l’impresa ritiene che dall’ordine derivino maggiori oneri o altre conseguenze economiche, è necessario valutare tempestivamente gli strumenti di tutela previsti per il contratto.
L’ordine di servizio può modificare il progetto?
L’ordine di servizio non deve essere utilizzato come strumento generico per modificare liberamente il progetto o il contratto. Quando la disposizione comporta modifiche che richiedono specifici atti o procedure, devono essere seguite le modalità previste dalla disciplina applicabile.
Che differenza c’è tra ordine di servizio e verbale?
L’ordine di servizio contiene una disposizione. Il verbale documenta prevalentemente fatti, circostanze, accertamenti o attività svolte durante l’esecuzione.
Perché è importante numerare gli ordini di servizio?
La numerazione progressiva consente di ricostruire facilmente la sequenza delle disposizioni impartite, collegarle al giornale dei lavori e alla restante documentazione dell’appalto e verificare eventuali risposte o adempimenti dell’impresa.
Fonte: Read More
