Il Manuale di Gestione Informativa nei processi BIM

Cos’è, a cosa serve e com’è strutturato il Manuale di Gestione Informativa, lo strumento d’indirizzo strategico per tutti i processi BIM

Quando si parla di BIM, siamo abituati a sentire parole complicate e sigle impossibili da ricordare.

Oggi ti spiego brevemente e in modo semplicissimo che cos’è e a cosa serve il Manuale di Gestione Informativa.

All’interno del blog è disponibile anche un vero e proprio glossario BIM che raccoglie le principali sigle con relativi significati, riferiti a procedure, tools e documenti di natura operativa e strategica.

Inoltre, se ti occupi di BIM, ti ricordo che puoi gestire tutto il processo e i flussi di lavoro utilizzando una piattaforma gratuita e semplice da utilizzare: usBIM.

Che cos’è un manuale di gestione delle informazioni

Il Manuale di Gestione Informativa o OIB (Organization Information HandBook) è un documento che nasce dall’esigenza di fissare regole di indirizzo complessivo, non relative alla singola commessa, al fine di organizzare in modo ottimale qualsiasi processo BIM.

In sintesi, dovrebbe essere un documento strettamente connesso a strumenti come il Manuale della Qualità Aziendale (ISO 9000), che fissi regole generali di carattere organizzativo.

Infatti, con lo sviluppo del BIM, sono emerse una serie di nuove problematiche relative al BIM document management.
E’ risultata, quindi, necessaria l’adozione di una disciplina in grado di strutturare i processi BIM, e rispondere alle esigenze dell’azienda nel suo insieme, al di là della singola commessa/intervento/contratto.

Non è più sufficiente, quindi, il BEP (BIM Execution Plan) perché non pensato per soddisfare la complessità del sistema, dei ruoli e dei processi a livello di “organizzazione”.

Attualmente la definizione di un Manuale di Gestione Informativa è una proposta ancora in via di sistematizzazione a cui però fanno esplicito riferimento le seguenti normative nazionali e internazionali:

la ISO ISO 19650 a livello internazionale
la PAS 1192 in Gran Bretagna.

L’obiettivo dichiarato dalle norme è proprio quello di proporre una struttura informativa ben definita nel quadro generale dei processi edilizi che completerebbe l’indirizzo tracciato dal quadro normativo vigente.

Manuale BIM per i processi a livello organizzativo

L’errore più comune è considerare il BIM come un software; l’approccio corretto, strutturato proprio all’interno del manuale organizzativo, lo inquadra invece come una ristrutturazione dei flussi di lavoro. Standardizzare i processi a livello istituzionale o societario significa garantire che ogni collaboratore, interno o esterno, parli la stessa lingua informatica. Questo approccio riduce drasticamente i tempi di avvio delle singole commesse, poiché le regole del gioco sono già scritte, validate e pronte per essere applicate.

Standardizzazione dei flussi di lavoro e governance dei dati

La governance dei dati è il cuore pulsante della gestione informativa aziendale. All’interno del manuale d’organizzazione vengono delineate le linee guida per la creazione, la gestione e la conservazione del patrimonio informativo dell’intera struttura. Non si tratta solo di stabilire “come” modellare, ma di decretare chi è responsabile di ogni singolo dato e in quale momento. Il manuale definisce la struttura dell’Ambiente di Condivisione Dati (ACDat o CDE), i flussi di approvazione dei documenti e i requisiti minimi di sicurezza informatica.

Fissare questi paletti a monte permette di creare un ecosistema digitale scalabile. Senza una solida governance aziendale, ogni progetto diventerebbe un’isola a sé stante, rendendo impossibile la capitalizzazione dell’esperienza e la creazione di uno storico strutturato dei dati energetici, manutentivi o economici.

Ruoli, responsabilità e competenze nel team BIM aziendale

Un processo digitalizzato si muove sulle gambe delle persone. Il manuale a livello organizzativo ha il compito di mappare l’organigramma BIM dell’azienda, definendo con precisione competenze e sfere d’azione in conformità con le normative vigenti (come la UNI 11337-7 in Italia). Dal BIM Manager, stratega della digitalizzazione aziendale, ai BIM Specialist e BIM Coordinator, ogni figura deve trovare nel manuale la propria collocazione e i propri confini operativi.

L’obiettivo è creare una matrice di responsabilità chiara che elimini le sovrapposizioni e i vuoti decisionali. Il documento deve inoltre prevedere i piani di formazione continua e i criteri di valutazione delle competenze digitali, assicurando che il team sia sempre allineato all’evoluzione tecnologica e normativa del settore.

Come un manuale di gestione informativa supporta i flussi di lavoro ISO 19650

Un manuale di gestione informativa funge da ponte operativo tra le linee guida teoriche della norma ISO 19650 e l’applicazione pratica quotidiana all’interno di una commessa o di un’organizzazione.

La ISO 19650 definisce il cosa fare per gestire le informazioni lungo l’intero ciclo di vita di un bene, mentre il manuale stabilisce il come farlo concretamente, traducendo i requisiti standardizzati in procedure aziendali applicabili.

Di seguito vedremo come il manuale di gestione informativa supporta e concretizza i flussi di lavoro previsti dalla ISO 19650.

Traduzione dei requisiti informativi (da OIR/PIR a EIR)

La ISO 19650-1 e 2 pongono una forte enfasi sulla definizione dei requisiti informativi fin dalle prime fasi del ciclo di vita del progetto. Il manuale supporta questo flusso standardizzando la struttura dei vari livelli di requisiti:

OIR (Organizational Information Requirements) – il manuale traduce gli obiettivi strategici aziendali in linee guida tecniche;
PIR (Project Information Requirements) – fornisce i template per estrarre le esigenze informative specifiche dello specifico progetto;
EIR (Exchange Information Requirements) – il manuale contiene i modelli e le matrici di dati preconfigurate per permettere al committente di redigere un capitolato informativo chiaro, coerente e allineato agli standard internazionali.

 Standardizzazione della Common Data Environment (CDE)

Il cuore pulsante della ISO 19650 è l’Ambiente di Condivisione Dati (CDE o ACDat). La norma definisce i quattro stati formali del dato: Work in Progress (WIP), Shared (In condivisione), Published (Pubblicato) e Archived (Archiviato).

Il manuale interviene regolamentando l’applicazione pratica di questi stati:

Definisce le regole di naming dei file (la stringa di identificazione univoca richiesta dalla norma).
Stabilisce i metadati obbligatori da associare a ciascun contenitore informativo (stato, revisione, classificazione).
Delinea i flussi di approvazione e i gatekeeper (i responsabili) necessari per il passaggio delle informazioni da uno stato all’altro (es. da WIP a Shared).

Supporto alla fase di offerta e pianificazione (BEP)

Durante la fase di gara e di pre-affidamento, la ISO 19650 richiede la produzione di un BIM Execution Plan (BEP) pre-contrattuale, seguito da un BEP definitivo post-contrattuale in caso di aggiudicazione.

Il manuale aziendale supporta i fornitori inserendo al proprio interno:

template strutturati di BEP pronti per essere compilati, riducendo i tempi di risposta ai bandi;
matrici di responsabilità (RACI) pre-configurate, che mappano i ruoli previsti dalla ISO 19650 (Appaltante/Appaltatore principale/Sub-appaltatore) con le funzioni operative reali;
procedure per la valutazione della capacità e della maturità tecnologica del team di commessa (Task Capability Assessment).

Definizione del Livello di Fabbisogno Informativo (LOIN)

La ISO 19650-1 introduce il concetto di LOIN (Level of Information Need), superando i vecchi concetti rigidi di LOD geometrico o informativo. Il LOIN richiede di definire la quantità minima e necessaria di informazioni per ogni scopo specifico.

Il manuale supporta questo workflow integrando tabelle di classificazione e matrici in cui viene specificato, per ogni fase del progetto e per ogni componente (es. pilastro, infisso, impianto), qual è il livello geometrico, alfanumerico e documentale richiesto, evitando la sovrapproduzione di dati inutili che appesantirebbe il processo.

Controllo qualità e Information Delivery Milestones

La norma internazionale richiede una costante verifica e validazione delle informazioni prima della condivisione o della pubblicazione ufficiale.

Il manuale di gestione informativa descrive in modo analitico i processi di Quality Assurance (QA) e Quality Control (QC):

i passaggi per i controlli di Clash Detection (interferenze geometriche);
i controlli di Code Checking (conformità normativa);
i controlli di coerenza informativa dei dati alfanumerici rispetto all’EIR.

Oltre il BIM Execution Plan: la visione macroscopica del Manuale di Gestione Informativa

Nel panorama della digitalizzazione edile esiste spesso una forte confusione terminologica che porta a sovrapporre il BIM Execution Plan (il Piano di Gestione Informativa o pGId/pGI) con il Manuale di Gestione Informativa aziendale (il BIM Handbook). Sebbene entrambi siano pilastri fondamentali per la buona riuscita di un processo digitalizzato, i loro confini operativi, temporali e strategici sono profondamente diversi. Il BEP è uno strumento tattico, mentre il manuale è uno strumento costituzionale. Comprendere perché il manuale vada ben oltre il singolo piano di esecuzione è il primo passo per costruire una vera maturità digitale in azienda.

Mentre il BEP nasce e muore con la singola commessa, modellandosi sulle specifiche richieste di un determinato committente e sulle caratteristiche di un preciso cantiere, il manuale di gestione informativa rappresenta la spina dorsale dell’organizzazione. Esso definisce l’identità digitale dell’azienda, stabilendo regole che superano la transitorietà dei singoli progetti per garantire continuità, scalabilità e capitalizzazione del know-how nel lungo periodo.

Orizzonte temporale e flessibilità d’applicazione

La prima grande differenza risiede nella natura temporale dei due documenti. Il BIM Execution Plan è per definizione un documento dinamico e “vivo”, ma strettamente legato alla durata del contratto. Viene redatto in fase di gara (pre-contrattuale) e perfezionato dopo l’assegnazione (post-contrattuale), estinguendo la sua funzione principale con la consegna del modello As-Built e del fascicolo dell’opera.

Il manuale di gestione informativa ha invece un respiro ultradecennale. Viene aggiornato periodicamente dall’organizzazione solo in risposta a evoluzioni normative (come gli aggiornamenti della ISO 19650) o a radicali cambi di paradigma tecnologico aziendale. Il Manuale non si cura di sapere quanti pilastri o che tipo di impianto idronico verranno inseriti nel progetto “X”; stabilisce invece i criteri universali con cui l’azienda archivia, protegge e valida i dati di qualsiasi progetto, fungendo da linea guida madre a cui ogni singolo BEP dovrà obbligatoriamente ispirarsi e conformarsi.

Scalabilità e capitalizzazione del know-how aziendale

Un altro limite intrinseco del BEP è la sua natura frammentaria: se un’azienda si affidasse solo ai singoli piani di esecuzione, si ritroverebbe con decine di metodologie di lavoro differenti, tante quante sono le commesse attive. Questo scenario genererebbe un’anarchia operativa, in cui ogni team di progetto si muove secondo regole proprie, rendendo impossibile lo scambio di risorse umane tra una commessa e l’altra e azzerando l’efficienza aziendale.

Il manuale risolve questo problema alla radice inserendo la scalabilità nel DNA dell’organizzazione. Standardizzando i software autorizzati, le librerie di oggetti BIM aziendali, i flussi di clash detection e le procedure di archiviazione legale, il documento permette di capitalizzare l’esperienza. Gli errori commessi in un cantiere diventano una lezione appresa che modifica il Manuale aziendale, migliorando automaticamente tutti i futuri BEP. In questo modo, l’efficienza non è più legata alla bravura del singolo progettista o del BIM Coordinator di quel preciso progetto, ma diventa un patrimonio strutturale dell’intera azienda.

Struttura del manuale BIM per i requisiti informativi e i flussi di lavoro

Abbiamo detto che, allo stato attuale, la redazione del Manuale di Gestione Informativa resta una proposta.

E’ già ben chiara, però, una prima ipotesi per la futura struttura che il Manuale dovrebbe avere e gli allegati che dovrebbe includere.

Di seguito, ti riporto l’elenco degli allegati del Manuale di Gestione Informativa:

OIR – Organization Information Requirement

OIM – Organization Information Maps

AIB – Asset Information HandBook

AIR – Asset Information Requirements
AIM – Asset Information Model

PIB – Project Information HandBook

PIR – Project Information Requirements
PIM – Project Information Model

EIR – Exchange Information Requirement
IDP – Information Delivery Planning

BEP – BIM Execution Plan

PDM – Platform Data Management

CDE – Common Data Environment
DR – Data Room.

Quelli citati sono tutti documenti di indirizzo “strategico” che vanno al di là del singolo intervento e sono indispensabili per la costruzione di un sistema organizzativo organico.

Tali documenti andrebbero ad affiancarsi ai ben più noti documenti di natura “operativa”:

CI – Capitolato Informativo
oGI – Offerta di Gestione Informativa
pGI – Piano di Gestione Informativa.

Dopo la nascita del BIM, nelle prime fasi, si è data sempre maggiore attenzione ai processi riferiti alla gestione della singola commessa, ovvero quelli che abbiamo appena definiti di natura “operativa”.

Da un lato i documenti come il Capitolato Informativo, relativo alla domanda di gestione informativa, dall’altro documenti come il Piano di Gestione Informativa e il Bim Execution Plan, per l’offerta di gestione informativa e infine gli strumenti di gestione informativa (il Common Data Environment software o Ambiente di Condivisione dei Dati).

Solo di recente, si sta tentando il salto di scala, puntando sulla strutturazione di regole, ruoli e processi BIM a livello aziendale.

FAQ Manuale

Che cos’è un manuale di gestione delle informazioni?

Il Manuale di Gestione Informativa o OIB (Organization Information HandBook) è un documento che nasce dall’esigenza di fissare regole di indirizzo complessivo, non relative alla singola commessa, al fine di organizzare in modo ottimale qualsiasi processo BIM. In sintesi, dovrebbe essere un documento strettamente connesso a strumenti come il Manuale della Qualità Aziendale (ISO 9000), che fissi regole generali di carattere organizzativo. Con lo sviluppo del BIM e l’emergere di problematiche sul BIM document management, è risultata necessaria un’attenzione in grado di strutturare i processi BIM e rispondere alle esigenze dell’azienda nel suo insieme, al di là della singola commessa, intervento o contratto. Non è più sufficiente, quindi, il BEP (BIM Execution Plan) perché non pensato per soddisfare la complessità del sistema, dei ruoli e dei processi a livello di ‘organizzazione’. Attualmente è una proposta ancora in via di sistematizzazione a cui fanno esplicito riferimento le normative ISO 19650 a livello internazionale e la PAS 1192 in Gran Bretagna.

In che modo il manuale organizza i processi a livello organizzativo?

L’approccio corretto inquadra il BIM come una ristrutturazione dei flussi di lavoro anziché come un semplice software. Standardizzare i processi a livello istituzionale o societario garantisce che ogni collaboratore, interno o esterno, parli la stessa lingua informatica. Questo approccio riduce drasticamente i tempi di avvio delle singole commesse, poiché le regole del gioco sono già scritte, validate e pronte per essere applicate.

Cosa prevede il manuale per la standardizzazione dei flussi di lavoro e la governance dei dati?

La governance dei dati è il cuore pulsante della gestione informativa aziendale. All’interno del manuale d’organizzazione vengono delineate le linee guida per la creazione, la gestione e la conservazione del patrimonio informativo dell’intera struttura. Il manuale decreta chi è responsabile di ogni singolo dato e in quale momento, definisce la struttura dell’Ambiente di Condivisione Dati (ACDat o CDE), i flussi di approvazione dei documenti e i requisiti minimi di sicurezza informatica. Fissare questi paletti a monte permette di creare un ecosistema digitale scalabile, evitando che ogni progetto diventi un’isola a sé stante e rendendo possibile la capitalizzazione dell’esperienza e la creazione di uno storico strutturato dei dati energetici, manutentivi o economici.

Qual è il ruolo del manuale nella definizione di ruoli, responsabilità e competenze del team BIM?

Il manuale a livello organizzativo ha il compito di mappare l’organigramma BIM dell’azienda, definendo con precisione competenze e sfere d’azione in conformità con le normative vigenti (come la UNI 11337-7 in Italia) per figure come il BIM Manager, i BIM Specialist e i BIM Coordinator. L’obiettivo è creare una matrice di responsabilità chiara che elimini le sovrapposizioni e i vuoti decisionali. Il documento deve inoltre prevedere i piani di formazione continua e i criteri di valutazione delle competenze digitali, assicurando che il team sia sempre allineato all’evoluzione tecnologica e normativa del settore.

Come il manuale di gestione informativa supporta i flussi di lavoro ISO 19650?

Funge da ponte operativo tra le linee guida teoriche della norma ISO 19650 (che definisce cosa fare per gestire le informazioni lungo l’intero ciclo di vita di un bene) e l’applicazione pratica quotidiana (stabilendo il come farlo concretamente, traducendo i requisiti standardizzati in procedure aziendali applicabili).

In che modo supporta la traduzione dei requisiti informativi da OIR/PIR a EIR secondo la ISO 19650?

Il manuale supporta questo flusso standardizzando la struttura dei vari livelli di requisiti: l’OIR (Organizational Information Requirements) traducendo gli obiettivi strategici aziendali in linee guida tecniche; il PIR (Project Information Requirements) fornendo i template per estrarre le esigenze informative specifiche dello specifico progetto; l’EIR (Exchange Information Requirements) contenendo i modelli e le matrici di dati preconfigurate per permettere al committente di redigere un capitolato informativo chiaro, coerente e allineato agli standard internazionali.

In che modo interviene nella standardizzazione della Common Data Environment (CDE)?

Il manuale regolamenta l’applicazione pratica dei quattro stati formali del dato definiti dalla ISO 19650: Work in Progress (WIP), Shared (In condivisione), Published (Pubblicato) e Archived (Archiviato). Nello specifico, definisce le regole di naming dei file (la stringa di identificazione univoca richiesta dalla norma), stabilisce i metadati obbligatori da associare a ciascun contenitore informativo (stato, revisione, classification) e delinea i flussi di approvazione e i gatekeeper (i responsabili) necessari per il passaggio delle informazioni da uno stato all’altro.

Quale supporto offre alla fase di offerta e pianificazione (BEP)?

Il manuale aziendale supporta i fornitori inserendo al proprio interno: template strutturati di BEP pronti per essere compilati, riducendo i tempi di risposta ai bandi; matrici di responsabilità (RACI) pre-configurate, che mappano i ruoli previsti dalla ISO 19650 (Appaltante/Appaltatore principale/Sub-appaltatore) con le funzioni operative reali; procedure per la valutazione della capacità e della maturità tecnologica del team di commessa (Task Capability Assessment).

Come viene gestito il Livello di Fabbisogno Informativo (LOIN)?

Il manuale supporta il workflow del LOIN (Level of Information Need) integrando tabelle di classificazione e matrici in cui viene specificato, per ogni fase del progetto e per ogni componente (es. pilastro, infisso, impianto), qual è il livello geometrico, alfanumerico e documentale richiesto, evitando la sovrapproduzione di dati inutili che appesantirebbe il processo.

Come vengono trattati il controllo qualità e le Information Delivery Milestones?

Il manuale di gestione informativa descrive in modo analitico i processi di Quality Assurance (QA) e Quality Control (QC): i passaggi per i controlli di Clash Detection (interferenze geometriche); i controlli di Code Checking (conformità normativa); i controlli di coerenza informativa dei dati alfanumerici rispetto all’EIR.

Perché il Manuale di Gestione Informativa va oltre il BIM Execution Plan (BEP)?

Il BEP è uno strumento tattico, mentre il manuale è uno strumento costituzionale. Il BEP nasce e muore con la singola commessa, modellandosi sulle specifiche richieste di un determinato committente e sulle caratteristiche di un preciso cantiere. Al contrario, il manuale di gestione informativa rappresenta la spina dorsale dell’organizzazione, definisce l’identità digitale dell’azienda e stabilisce regole che superano la transitorietà dei singoli progetti per garantire continuità, scalabilità e capitalizzazione del know-how nel lungo periodo.

Quali sono le differenze in termini di orizzonte temporale e flessibilità d’applicazione?

Il BIM Execution Plan è legato alla durata del contratto: viene redatto in fase di gara (pre-contrattuale) e perfezionato dopo l’assegnazione (post-contrattuale), estinguendo la sua funzione con la consegna del modello As-Built e del fascicolo dell’opera. Il manuale di gestione informativa ha invece un respiro ultradecennale, viene aggiornato periodicamente dall’organizzazione solo in risposta a evoluzioni normative o a cambi di paradigma tecnologico aziendale. Il Manuale non si cura delle specificità del singolo progetto, ma stabilisce i criteri universali con cui l’azienda archivia, protegge e valida i dati di qualsiasi progetto, fungendo da linea guida madre a cui ogni singolo BEP deve conformarsi.

In che modo il manuale garantisce la scalabilità e la capitalizzazione del know-how aziendale?

Se un’azienda si affidasse solo ai singoli BEP, si ritroverebbe con decine di metodologie di lavoro differenti, generando anarchia operativa e azzerando l’efficienza. Il manuale risolve questo problema inserendo la scalabilità nel DNA dell’organizzazione: standardizza i software autorizzati, le librerie di oggetti BIM aziendali, i flussi di clash detection e le procedure di archiviazione legale. Gli errori commessi in un cantiere diventano una lezione appresa che modifica il Manuale aziendale, migliorando automaticamente tutti i futuri BEP, trasformando l’efficienza in un patrimonio strutturale dell’intera azienda.

Qual è la struttura ipotizzata per il manuale BIM e quali allegati include?

La futura struttura e gli allegati includono documenti di indirizzo ‘strategico’ indispensabili per un sistema organizzativo organico: OIR (Organization Information Requirement), OIM (Organization Information Maps), AIB (Asset Information HandBook), AIR (Asset Information Requirements), AIM (Asset Information Model), PIB (Project Information HandBook), PIR (Project Information Requirements), PIM (Project Information Model), EIR (Exchange Information Requirement), IDP (Information Delivery Planning), BEP (BIM Execution Plan), PDM (Platform Data Management), CDE (Common Data Environment), DR (Data Room). Questi si affiancano ai documenti di natura ‘operativa’ riferiti alla singola commessa: CI (Capitolato Informativo), oGI (Offerta di Gestione Informativa), pGI (Piano di Gestione Informativa).

Qual è la differenza tra i processi operativi e il recente cambio di scala del BIM?

Nelle prime fasi del BIM, si è data maggiore attenzione ai processi riferiti alla gestione della singola commessa (natura ‘operativa’), come il Capitolato Informativo (domanda), il Piano di Gestione Informativa, il BIM Execution Plan (offerta) e gli strumenti come il Common Data Environment software. Solo di recente si sta tentando il salto di scala, puntando sulla strutturazione di regole, ruoli e processi BIM a livello aziendale attraverso documenti di indirizzo ‘strategico’.

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