Construction file management: creare, visualizzare e modificare documenti con una piattaforma BIM

Sei in cantiere oppure in viaggio? Ecco i servizi per creare e gestire documenti (Construction file management) senza ricorrere a software esterni

Quante volte capita ad un professionista di non avere documenti a portata di mano, quando si è lontani dalle proprie scrivanie e dai propri PC, ad esempio se si è in cantiere o in un viaggio di lavoro, o si ha bisogno di condividere note, tabelle e documenti con altri colleghi o con l’impresa.

Oggi questi problemi sono superati grazie alle soluzioni per il BIM document management che permettono di condividere con gli altri attori del processo costruttivo, sia dal proprio ufficio sia attraverso tablet e smartphone, file di testo, tabelle e slides.

Ciò è possibile grazie al fatto non dover installare software per l’elaborazione di testi, tabelle, presentazioni, ma di poter gestire questi file direttamente in Cloud, senza necessità di scaricarli in locale.

Che cos’è il construction file management?

Nel contesto della Construction Management, il construction file management rappresenta un elemento strategico per garantire continuità operativa, tracciabilità documentale e controllo dei rischi lungo l’intero ciclo di vita del progetto. Non si tratta semplicemente di archiviazione, ma di un sistema strutturato di gestione delle informazioni che integra versioning avanzato, controllo degli accessi e flussi di approvazione, assicurando che tutti gli stakeholder lavorino sempre su dati aggiornati e coerenti.

L’adozione di piattaforme digitali specializzate o di Common Data Environment consente di centralizzare documenti critici — dai disegni esecutivi alle RFI, fino agli stati avanzamento lavori — migliorando la collaborazione tra imprese, progettisti e direzione lavori. In un settore caratterizzato da elevata complessità e forte esposizione a varianti in corso d’opera, una gestione evoluta dei file si traduce in riduzione degli errori, maggiore compliance normativa e significativa ottimizzazione dei tempi e dei costi di commessa.

Gestione documentale su piattaforma BIM

La gestione documentale su piattaforme BIM rappresenta oggi un elemento centrale per garantire continuità informativa, controllo dei processi e riduzione delle inefficienze lungo tutto il ciclo di vita di un asset. L’evoluzione verso ambienti digitali integrati consente di superare la frammentazione tipica dei sistemi tradizionali, dove documenti, comunicazioni e modelli risultano spesso disallineati e gestiti su strumenti separati.

Come le piattaforme BIM centralizzano i dati di progetto

Le piattaforme BIM funzionano come ambienti informativi centralizzati, capaci di raccogliere e organizzare modelli, documenti e comunicazioni all’interno di un unico ecosistema digitale. Attraverso il Common Data Environment (CDE), le informazioni vengono strutturate secondo stati definiti (come work in progress, shared, published e archived) e condivise associando determinati permessi. Tutte le azioni sono tracciate per assicurare trasparenza ai processi.

Questo approccio consente di garantire coerenza, tracciabilità e controllo delle versioni, riducendo drasticamente la dispersione informativa e migliorando la governance del progetto.

Integrazione tra documenti e modelli BIM

Uno degli aspetti più rilevanti del BIM è la connessione diretta tra documentazione e modello informativo. I documenti non sono più elementi isolati, ma vengono collegati agli oggetti del modello, consentendo una lettura contestuale delle informazioni. Specifiche tecniche, schede prodotto, grafici e report possono essere associati a elementi costruttivi specifici, migliorando la comprensione del progetto e facilitando le attività di coordinamento interdisciplinare e verifica progettuale.

Collaborazione in tempo reale tra stakeholder

Le piattaforme BIM abilitano un modello collaborativo continuo in cui tutti gli stakeholder possono lavorare sugli stessi dati aggiornati in tempo reale. Ogni modifica viene tracciata, versionata e attribuita a un utente specifico, garantendo trasparenza e responsabilità. Questo approccio riduce i ritardi comunicativi e migliora il coordinamento tra progettisti, imprese e direzione lavori, soprattutto nei progetti complessi.

Accesso ai documenti da cantiere e ufficio

La possibilità di accedere ai documenti sia da ufficio che da cantiere rappresenta un’evoluzione operativa fondamentale. Attraverso dispositivi mobili, i team possono consultare disegni aggiornati, modelli e documentazione tecnica direttamente sul campo, riducendo il rischio di utilizzare informazioni obsolete e migliorando la qualità dell’esecuzione.

Funzionalità chiave dei software di gestione documentale nelle costruzioni

I software di gestione documentale per il settore delle costruzioni sono progettati per affrontare la complessità informativa dei progetti moderni, offrendo strumenti avanzati per controllo, sicurezza e collaborazione.

Archiviazione centralizzata (CDE)

Il Common Data Environment rappresenta il cuore del sistema documentale. Non si tratta di un semplice archivio, ma di un ambiente strutturato che governa flussi, stati e permessi dei documenti, assicurando anche piena rispondenza ai flussi di lavoro BIM previste dalle norme vigenti in materia. Questo consente di garantire un’unica fonte di verità per tutte le informazioni di progetto, riducendo errori e duplicazioni.

Controllo versioni e tracciamento revisioni

Il controllo delle versioni consente di monitorare ogni modifica apportata ai documenti, mantenendo uno storico completo e verificabile. Questo è essenziale per evitare l’utilizzo di informazioni obsolete e per garantire la tracciabilità delle decisioni progettuali, anche in caso di controversie o audit.

Accessi e permessi basati sui ruoli

La gestione degli accessi basata sui ruoli consente di definire con precisione chi può visualizzare, modificare o approvare determinati documenti. Questo aumenta la sicurezza del sistema e garantisce che ogni stakeholder operi solo sulle informazioni di propria competenza.

Accesso mobile per i team di cantiere

L’accesso mobile consente ai team operativi di consultare e aggiornare informazioni direttamente dal cantiere. Questo migliora la continuità tra progettazione ed esecuzione e riduce la dipendenza da documentazione cartacea o versioni non aggiornate.

Integrazione con strumenti BIM e di project management

L’integrazione tra sistemi documentali, piattaforme BIM e strumenti di project management crea un ecosistema digitale coerente in cui dati tecnici, tempi e costi sono interconnessi. Questo permette una gestione più efficiente e consapevole dell’intero progetto.

Best practice per la gestione dei file nelle costruzioni

Una gestione documentale efficace richiede standardizzazione, disciplina operativa e coerenza con i processi BIM. L’adozione di best practice consolidate migliora l’efficienza e riduce gli errori lungo tutto il ciclo di vita del progetto.

Standardizzazione delle convenzioni di naming

L’utilizzo di regole di denominazione coerenti consente di identificare rapidamente contenuto, disciplina e revisione dei documenti. Questo riduce ambiguità e migliora l’organizzazione complessiva del sistema informativo.

Organizzazione di cartelle e metadati

Una struttura logica delle cartelle, integrata con metadati ben definiti, consente una classificazione efficiente dei documenti e facilita la ricerca delle informazioni all’interno del sistema.

Gestione revisioni e approvazioni

L’implementazione di workflow di revisione e approvazione garantisce che ogni documento venga verificato prima della distribuzione. Questo riduce il rischio di errori e assicura un maggiore controllo qualità.

Sicurezza dei dati e conformità normativa

La protezione delle informazioni e il rispetto delle normative richiedono sistemi di controllo degli accessi, tracciabilità delle attività e politiche di conservazione dei dati ben definite, soprattutto in contesti regolamentati.

Allineamento della gestione documentale ai workflow BIM

Integrare la gestione documentale con i processi BIM consente di mantenere coerenza tra modelli, documenti e flussi informativi, evitando duplicazioni e migliorando la qualità complessiva del progetto.

Vantaggi dell’utilizzo di una piattaforma BIM per la gestione documentale

L’adozione di piattaforme BIM per la gestione documentale comporta benefici significativi in termini di efficienza, controllo e qualità del progetto.

Migliore collaborazione e coordinamento

La centralizzazione delle informazioni migliora la comunicazione tra stakeholder e riduce incomprensioni e conflitti tra discipline, favorendo un coordinamento più efficace.

Riduzione degli errori e del rework

L’accesso a dati sempre aggiornati e coerenti riduce gli errori progettuali ed esecutivi, diminuendo le attività di rifacimento e ottimizzando tempi e costi.

Accesso più rapido alle informazioni

La disponibilità immediata delle informazioni consente decisioni più rapide e consapevoli, migliorando la reattività del team di progetto.

Maggiore controllo e tracciabilità del progetto

La tracciabilità completa delle revisioni e delle attività consente un controllo puntuale del progetto e facilita audit, verifiche e gestione delle responsabilità lungo tutta la filiera.

usBIM.platform ed i formati editabili

usBIM.platform, la piattaforma collaborativa BIM di ACCA, permette di caricare in Cloud e condividere qualsiasi tipologia di documento, sia su piattaforma desktop che mobile non (tablet e smartphone).

Pertanto, appare evidente il vantaggio di creare, editare e condividere file editabili direttamente attraverso la piattaforma senza dover possedere ed istallare ulteriori software.

In questo modo si possono consultare e modificare tutti i documenti di un progetto anche quando ci si trova in cantiere o ad esempio all’estero.

Attraverso il servizio di visualizzazione usBIM.browser, molti formati di documenti (docx, pptx, xlsx) sono visualizzabili integralmente in piattaforma e ad essi possono anche essere associate nuove informazioni (ad esempio con link e #TagBIM).

Inoltre c’è la possibilità di creare, visualizzare ed editare alcuni documenti direttamente in usBIM.platform.

Nello specifico è possibile creare e gestire:

documento di TESTO o MODELLO di usBIM.writer (crea una nuovo documento di TESTO o un MODELLO di tipo HTML in formato .whtml);
documento di Word (crea un nuovo documento in formato .docx);
presentazione di PowerPoint (crea una nuova presentazione in formato .pptx);
documento di Excel (rea un nuovo documento in formato .xlsx).

Si sottolinea che per poter creare ed editare documenti Word, PowerPoint ed Excel, occorre essere in possesso di una licenza attiva di Microsoft 365, mentre è possibile visualizzare tali file liberamente (cliccando direttamente sull’icona a forma di schermo accanto al loro nome).

Come creare un nuovo documento in usBIM.platform

Per poter creare un nuovo documento, all’interno del proprio progetto, basta selezionare l’icona “Nuovo Documento” e scegliere il tipo documento da creare scegliendo tra quelli disponibili.

A questo punto è necessario indicare il nome del file ed il titolo e successivamente cliccare sul tasto “Crea”.

Si ricorda che il nome del file, che riporta anche l’estensione del documento, non sarà più modificabile. Mentre sarà sempre possibile rinominarlo cambiando il testo inserito nel campo titolo che corrisponderà al nome del documento in piattaforma.

Successivamente si attiverà l’editor del documento selezionato che sarà o usBIM.writer (Word Processor online), se si edita un file WHTML, o Microsoft 365 se si edita un file Word, Excel e PowerPoint.

Per poter utilizzare Microsoft 365 ed editare i file Word, Excel e PowerPoint, occorre avere un account aziendale o di formazione, mentre è la visualizzazione dei contenuti è liberamente accessibile.

Editare, salvare e condividere un file testo direttamente sulla piattaforma: usBIM.writer

Di seguito riportiamo un esempio di nuovo documento realizzato con usBIM.writer che permette di avere direttamente sulla piattaforma, senza dover possedere ulteriori software, tutti i documenti di testo, potendoli facilmente e rapidamente editare, salvare e condividere con gli altri utenti della piattaforma.

Come è possibile notare dall’interfaccia sono presenti i classici comandi di un software per l’elaborazione testi, tra cui:

stili e dimensione dei caratteri;
elenchi puntati e numerati;
caricamento immagini;
modifica colori;
apici, indici e simboli;
allinementi;
ecc.

Apri documento

Una volta creati nuovi file editabili sarà possibile archiviarli nelle cartelle del proprio progetto e condividerli con gli altri utenti.

In questo modo ci si potrà facilmente scambiare documenti, note tabelle e presentazioni, senza dover avere tutti dei software istallati sui propri pc/tablet.

La piattaforma essendo fruibile anche da tablet e smartphone permetterà di avere accesso facilmente a questi documenti anche, ad esempio, quando ci si trova in cantiere e non si ha a disposizione un computer.

A questo punto si presentano tre possibilità:

edita bozza versione 0.X: questa opzione permette di entrare nell’editor e continuare a lavorare sulla versione 0.X ancora in bozza.
elimina bozza versione 0.X: questa opzione permette di eliminare definitivamente la versione in bozza del documento.
consolida versione 0.X: questa opzione permette di consolidare una nuova versione con il contenuto del documento in bozza 0.X. In questo modo viene generata, ad esempio, la sua versione 1. Infatti immediatamente comparirà il numero 1 nella colonna VRS (versione) nella griglia dei documenti (cfr. par. 4.2.3.3).

Edita documento

Per tutti i documenti caricati in piattaforma nei formati sopra indicati possibile procedere all’editing della versione corrente. Cliccando, dunque, sull’icona a forma di schermo, si presentano due opzioni:

apri Versione 1: consente di aprire il documento nella versione corrente per la sola visualizzazione;
nuova Versione 1.X da editare: pone il documento selezionato nello stato “Bozza”. Tale documento può essere oggetto di nuove modifiche.

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