Ruolo del RUP e supporto al procedimento: legittima l’esclusione basata sull’istruttoria del seggio di gara

Il Consiglio di Stato chiarisce i confini tra le competenze decisorie del RUP e le attività istruttorie dei collaboratori (seggio di gara), confermando la legittimità della motivazione per relationem nei provvedimenti di esclusione

Con la sentenza n. 916 del 4 febbraio 2026, la V Sezione del Consiglio di Stato fornisce importanti chiarimenti in merito alla ripartizione di competenze tra il Responsabile Unico del Progetto (RUP) e gli organi di supporto (come il seggio di gara) nelle procedure di affidamento, nonché sulla validità delle misure di self-cleaning in presenza di gravi illeciti professionali.

I giudici hanno stabilito che nelle procedure di gara il RUP mantiene la competenza esclusiva nell’adozione dei provvedimenti a valenza esterna (come l’esclusione di un concorrente), ma può legittimamente avvalersi del supporto istruttorio di organi ausiliari, quali il seggio di gara.

Ne consegue che è legittimo il provvedimento di esclusione sottoscritto dal RUP che recepisca gli esiti dell’istruttoria svolta dai collaboratori, anche attraverso la tecnica della motivazione per relationem, purché il RUP faccia propria la proposta condividendone integralmente le valutazioni.

Inoltre, ai fini del self-cleaning, le misure adottate dall’operatore economico devono essere tempestive, spontanee e idonee a segnare una netta discontinuità con la gestione precedente, non essendo sufficienti modifiche formali o tardive intervenute solo a seguito di contestazioni.

Il caso in esame

La vicenda trae origine da una procedura aperta indetta dalla Banca d’Italia per l’affidamento di servizi di gestione traslochi. La società classificatasi prima in graduatoria veniva esclusa dalla gara a seguito dell’apertura della busta amministrativa.

L’operatore economico aveva dichiarato, tramite nota informativa, l’esistenza di un’indagine penale e l’applicazione di misure cautelari (arresti domiciliari) a carico del proprio amministratore unico e socio di maggioranza per reati gravi (tra cui turbata libertà degli incanti e traffico di influenze illecite). A seguito di una dettagliata istruttoria condotta dal seggio di gara, quest’ultimo proponeva l’esclusione per grave illecito professionale (art. 98 del D.Lgs. 36/2023). Il RUP, accogliendo la proposta, adottava il provvedimento di esclusione.

La società ricorreva al TAR Lazio, lamentando principalmente:

incompetenza: l’esclusione sarebbe stata decisa sostanzialmente dal seggio di gara (privo di poteri decisori) e recepita acriticamente dal RUP.
l’erronea valutazione delle misure di self-cleaning (sostituzione dell’amministratore, modifiche statutarie), ritenute dalla stazione appaltante tardive e inidonee.

Dopo il rigetto del ricorso da parte del TAR, la società appellava la sentenza al Consiglio di Stato.

Le motivazioni del giudizio

I giudici di Palazzo Spada hanno respinto l’appello, confermando la legittimità dell’operato della Stazione Appaltante. Il Collegio ha ribadito che il Codice degli Appalti (D.Lgs. 36/2023) e le linee guida ANAC consentono al RUP di avvalersi di strutture di supporto per le attività istruttorie.

Nel caso di specie il seggio di gara ha svolto legittimamente la funzione di verifica e approfondimento documentale prevista dal disciplinare, formulando una proposta di esclusione.

Il RUP non ha delegato il potere decisorio, ma ha esercitato la propria discrezionalità valutando e condividendo l’istruttoria dei collaboratori.

È pienamente ammessa la motivazione per relationem (art. 3 L. 241/90): il RUP può richiamare il verbale del seggio di gara come parte integrante del provvedimento di esclusione, esplicitando così l’intenzione di farne propri gli esiti. Non è necessaria una rielaborazione autonoma se il RUP condivide integralmente le risultanze istruttorie.

Sotto il profilo sostanziale, il Consiglio di Stato ha confermato la gravità dell’illecito professionale e l’insufficienza delle misure riparatorie poiché è stato accertato che l’ex amministratore, pur dimissionario, manteneva il controllo effettivo della società e agiva come “amministratore di fatto”, influenzando la nomina dei nuovi vertici.

Le azioni di self-cleaning inoltre sono state giudicate tardive e non spontanee, in quanto attuate solo dopo l’inizio delle indagini e in costanza di gara, con un atteggiamento reticente dell’impresa che aveva omesso di comunicare alcuni dinieghi giudiziari.

Appofondimenti

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