Hard Services nel Facility Management: come i servizi tecnici aiutano la gestione dei manufatti

Scopri come i servizi tecnici (hard services) nel Facility Management contribuiscono al successo delle aziende, migliorando produttività e riducendo costi operativi

Lavori nel mondo delle costruzioni e dell’infrastruttura? Allora saprai certamente quanto sia cruciale l’efficienza e la sicurezza nella gestione dei tuoi progetti. In un settore in continua evoluzione, l’abilità di sincronizzare l’operatività di impianti complessi e la manutenzione delle strutture è fondamentale. Ed è qui che entrano in gioco gli “hard services in Facility Management“.

In questo articolo, esploreremo come i servizi tecnici, noti appunto come “hard services“, stanno rivoluzionando il modo in cui affrontiamo le sfide legate alla manutenzione e alla funzionalità degli edifici. Non importa se stai supervisionando il progetto di una struttura commerciale, un complesso industriale o un’infrastruttura pubblica di rilevanza critica, comprenderai quanto sia cruciale avere un controllo totale sulla manutenzione. Ma come gestire un progetto complesso senza commettere errori e senza dimenticare nulla? Sicuramente utilizzare un software di Facility Management può essere di grande aiuto. Leggi l’articolo e scopri di più!

Il ruolo essenziale dei Hard Services nel Facility Management

Nel contesto del Facility Management, gli “hard services” si riferiscono a tutte le attività e i servizi legati alla gestione, manutenzione e funzionamento degli aspetti fisici e tecnici di un edificio o di un’infrastruttura. Questi servizi si concentrano sugli elementi tangibili dell’ambiente costruito e includono una vasta gamma di attività legate all’infrastruttura fisica e agli impianti tecnici.

Cos’è il Facility Management?

Il Facility Management è un approccio complesso e coordinato che si occupa della gestione degli edifici, dei sistemi e delle risorse di un’organizzazione, con l’obiettivo di assicurare che l’ambiente fisico soddisfi le necessità degli utenti e favorisca il corretto svolgimento delle attività aziendali.

Voglio consigliarti anche la lettura dell’articolo “Cos’è il Facility Management?“, così da poter avere informazioni approfondite sul tema.

Ma che ruolo giocano i servizi tecnici, o “hard services”, in tutto questo? Scopriamolo subito!

Perché i servizi tecnici sono cruciali nel Facility Management

I servizi tecnici non sono solo una componente del Facility Management; sono il cuore pulsante perché garantiscono la sicurezza, l’efficienza e la funzionalità di qualsiasi ambiente di lavoro. I servizi tecnici infatti, sono gli elementi più facilmente corruttibili in un edificio e che richiedono una manutenzione periodica obbligatoria per il loro corretto funzionamento. Ecco perché la loro gestione costituisce l’attività principale del Facility Management. Sicuramente l’utilizzo di un software di Facility Management può essere di grande supporto per pianificare gli interventi di manutenzione, gestire gli hard services ed avere una visione completa e dinamicamente aggiornata di tutti gli asset.

Tipi chiave di Hard Services

Alcuni esempi comuni di hard services includono:

manutenzione degli impianti: comprende la gestione e la manutenzione di impianti e sistemi tecnici, come l’impianto elettrico, l’impianto di climatizzazione, i sistemi di riscaldamento e raffreddamento, l’impianto idraulico e fognario, i sistemi antincendio, ecc.;
gestione degli impianti meccanici ed elettrici: questi servizi coprono la manutenzione e la riparazione di apparecchiature e impianti meccanici ed elettrici, come generatori di energia, ascensori, sistemi di controllo degli accessi, sistemi di sicurezza, ecc.;
gestione delle infrastrutture edili: include la manutenzione degli elementi strutturali dell’edificio, come pareti, pavimenti, tetto, finestre e porte. La manutenzione e la riparazione di questi elementi sono essenziali per garantire la sicurezza e l’integrità dell’edificio nel tempo;
servizi di pulizia e igiene: anche se possono essere considerati sia “Hard Services” che “Soft Services“, la pulizia e l’igiene degli spazi fisici sono spesso gestiti come parte dei “Hard Services“, poiché coinvolgono attrezzature e prodotti specifici per la pulizia e la manutenzione degli ambienti;
gestione degli impianti di comunicazione e tecnologia: include la manutenzione di reti di telecomunicazione, sistemi di cablaggio strutturato, servizi di connettività a Internet, sistemi di sicurezza e sorveglianza basati su tecnologia, e altre infrastrutture tecnologiche.

Servizi tecnici integrati alle operazioni di costruzione

I servizi tecnici in un edificio, spesso noti come “Technical Services” o “Technical Facilities Management Services“, si riferiscono a una serie di attività e sistemi che riguardano l’infrastruttura tecnica e gli impianti di un edificio. Questi servizi sono essenziali per garantire il corretto funzionamento, la sicurezza, l’efficienza energetica e la comodità degli ambienti costruiti.

Alcuni esempi comuni di servizi tecnici includono:

impianti elettrici: questi includono l’installazione, la manutenzione e la riparazione dei sistemi elettrici dell’edificio, tra cui cablaggio, illuminazione, prese elettriche, quadri elettrici e sistemi di backup;
impianti idraulici: questi servizi riguardano la distribuzione dell’acqua, il sistema idraulico, il drenaggio e il trattamento delle acque reflue, garantendo un flusso d’acqua affidabile e la gestione delle acque reflue in modo efficiente;
riscaldamento, ventilazione e condizionamento dell’Aria (HVAC): questi servizi si concentrano sul controllo della temperatura, dell’umidità e della qualità dell’aria all’interno dell’edificio. Ciò include la manutenzione e la gestione dei sistemi di riscaldamento, raffreddamento e ventilazione;
sistemi di sicurezza: questi comprendono l’installazione e la manutenzione di sistemi di sicurezza come sistemi di allarme antincendio, sistemi di rilevamento del fumo, sistemi di sorveglianza CCTV, accessi e controlli di sicurezza;
sistemi di comunicazione e networking: questi servizi riguardano l’installazione e la gestione di reti di comunicazione, connettività Internet, sistemi telefonici, sistemi di videoconferenza e altri dispositivi di comunicazione;
gestione energetica: questo include il monitoraggio e la gestione dei consumi energetici dell’edificio per migliorare l’efficienza energetica e ridurre i costi operativi;
manutenzione generale: questo copre una vasta gamma di attività di manutenzione e riparazione, come la gestione di piccole riparazioni, la sostituzione di componenti difettosi e la manutenzione preventiva degli impianti;
gestione dei rifiuti: questi servizi coinvolgono la corretta raccolta, smaltimento e riciclaggio dei rifiuti generati dall’edificio;
gestione dell’automazione: questa categoria riguarda l’automazione di processi e sistemi nell’edificio, come sistemi di controllo degli accessi, sistemi di gestione dell’illuminazione automatizzata e altro ancora.

Esempi pratici di interventi di manutenzione

La manutenzione può declinarsi in vari modi e variare in base alla strategia scelta per il proprio caso. Ragionando per macro categorie, potremmo dire che è possibile scegliere tra un approccio preventivo, se si sceglie di intervenire in modo sistematico per prevenire guasti o malfunzionamento; oppure correttivo se si sceglie di intervenire solo a guasto avvenuto.

Manutenzione preventiva

La manutenzione preventiva è una strategia di gestione delle strutture all’interno del campo del facility management che mira a ridurre i guasti e prolungare la vita utile degli impianti, degli apparecchi e degli elementi strutturali presenti all’interno di un edificio o di un complesso di edifici. Questo approccio prevede l’implementazione di attività programmate e regolari, finalizzate all’ispezione, alla manutenzione e alla correzione tempestiva di potenziali problemi, al fine di evitare guasti più gravi, costosi e distruttivi.

Facciamo un esempio: la pulizia periodica dei filtri dell’aria o la lubrificazione di parti meccaniche previene l’insorgere dei problemi e prolunga la vita dei macchinari.

Per approfondire leggi anche Cos’è la manutenzione preventiva?

Manutenzione correttiva

La manutenzione correttiva è un’approccio nel campo del facility management che si concentra sulla risoluzione di guasti e problemi improvvisi che si verificano negli impianti, nelle apparecchiature o nelle strutture all’interno di un edificio o di un complesso di edifici. A differenza della manutenzione preventiva che mira a prevenire i guasti, la manutenzione correttiva interviene dopo che un guasto è già avvenuto, con l’obiettivo di ripristinare rapidamente la funzionalità e l’operatività degli asset interessati.

Per approfondire leggi anche Manutenzione correttiva: cos’è e come gestirla.

Strumenti e tecnologie che migliorano i processi di gestione delle strutture

Ormai la gestione e la manutenzione degli immobili sarebbe impensabile senza l’utilizzo di specifici software di Facility Management. Esistono strumenti pensati per rispondere ad ogni esigenza, come:

software di gestione delle attività: piattaforme per la pianificazione, l’assegnazione e il monitoraggio delle attività di manutenzione e gestione degli spazi;
sistemi di monitoraggio remoto: sensori e dispositivi IoT per monitorare in tempo reale le condizioni degli impianti e rilevare anomalie;
sistemi di gestione degli incidenti: piattaforme per la segnalazione, il monitoraggio e la risoluzione degli incidenti e delle richieste di manutenzione;
software di pianificazione delle risorse: strumenti per ottimizzare l’allocazione delle risorse, inclusi personale, attrezzature e materiali;
software di gestione delle scorte: sistemi per monitorare e gestire l’inventario di materiali e componenti necessari per la manutenzione e le operazioni;
sistemi di controllo degli accessi: tecnologie per gestire l’accesso alle diverse aree dell’edificio attraverso schede, chiavi e dispositivi di autenticazione;
software di prenotazione delle risorse: piattaforme per la prenotazione e la gestione di sale riunioni, attrezzature condivise e altri spazi;
tecnologie di automazione: sistemi per automatizzare processi come l’illuminazione, il riscaldamento e la ventilazione per ottimizzare l’efficienza energetica;
software di monitoraggio energetico: strumenti per monitorare e analizzare i consumi energetici dell’edificio al fine di identificare opportunità di risparmio;
sistemi di gestione documentale: piattaforme per organizzare e archiviare documenti relativi alla manutenzione, alle specifiche tecniche e alle operazioni;
tecnologie di realtà aumentata (AR) e virtuale (VR): utilizzate per ispezioni virtuali, addestramento del personale e simulazioni di interventi;
software di analisi dei dati: strumenti per estrarre informazioni utili dai dati raccolti, consentendo la presa di decisioni basata sui dati;
sistemi di navigazione indoor: tecnologie che guidano le persone attraverso grandi edifici o campus utilizzando mappe interattive e indicazioni;
app mobili per la gestione: applicazioni per smartphone e tablet che consentono la gestione e il monitoraggio delle attività di Facility Management in movimento.

Questi strumenti e tecnologie sono essenziali per migliorare l’efficienza, l’accuratezza e la sicurezza delle operazioni di Facility Management.

Come i software aiutano nella gestione efficace

I software sono fondamentali per migliorare l’efficacia e l’efficienza nella gestione, inclusa la gestione dei servizi e delle operazioni all’interno del settore del Facility Management. Ecco come i software contribuiscono a una gestione più efficace:

automazione dei processi: i software consentono l’automazione di numerosi processi, riducendo la dipendenza da attività manuali ripetitive. Ciò permette di risparmiare tempo e risorse, migliorando la produttività complessiva;
monitoraggio e reporting: i software permettono il monitoraggio in tempo reale delle attività e delle performance, fornendo dati e report accurati. Questi strumenti aiutano a identificare problemi tempestivamente e a prendere decisioni informate;
pianificazione e assegnazione delle attività: i software di Facility Management aiutano nella pianificazione e assegnazione delle attività, assicurando che le risorse siano allocate in modo ottimale e che le scadenze siano rispettate;
gestione delle scorte: i software possono tenere traccia dell’inventario e delle scorte necessarie per le attività di manutenzione, evitando sprechi e garantendo che i materiali siano disponibili quando necessario;
gestione delle richieste: i software di gestione delle richieste consentono agli utenti di segnalare problemi o richieste di manutenzione in modo efficiente, facilitando la comunicazione tra il personale e gli utenti;
analisi dei dati: i software raccolgono dati da diverse fonti, consentendo analisi dettagliate sulle prestazioni, l’utilizzo delle risorse e le tendenze nel tempo. Queste informazioni aiutano a prendere decisioni informate per il miglioramento continuo;
gestione dell’energia: i software di gestione energetica monitorano i consumi energetici dell’edificio e identificano potenziali aree di risparmio energetico, contribuendo alla sostenibilità ambientale e alla riduzione dei costi;
integrazione delle operazioni: i software possono integrare diverse funzioni, come la gestione delle attività di manutenzione, la pianificazione delle risorse, la gestione delle scorte e la fatturazione, semplificando la gestione globale;
accesso mobile: molte soluzioni software offrono app mobili che consentono al personale di accedere alle informazioni e di eseguire attività direttamente dal campo, migliorando la reattività e l’efficacia delle operazioni;
collaborazione: i software permettono la collaborazione tra team e reparti diversi, facilitando lo scambio di informazioni e garantendo che tutti siano allineati sugli obiettivi e sulle attività.

Riduzione dei costi operativi

La manutenzione programmata e il monitoraggio possono si traducono in enormi risparmi a lungo termine.

L’importanza dell’affidabilità e della competenza nei Hard Services

Selezione dei fornitori di servizi

È fondamentale scegliere fornitori con una comprovata esperienza e affidabilità nel campo degli hard services.

Il ruolo dei hard services nel successo aziendale

Senza servizi tecnici efficienti, anche la strategia aziendale più solida può sgretolarsi.
I “hard services” sono una componente cruciale nel successo aziendale, poiché rappresentano l’insieme delle attività e delle risorse fisiche che contribuiscono alla creazione di un ambiente di lavoro sicuro, funzionale ed efficiente. Questi servizi sono spesso tangibili e strutturali, influenzando direttamente la produttività, la sicurezza e l’immagine dell’azienda. Il loro ruolo è multidimensionale e si estende attraverso diversi aspetti chiave:

infrastruttura e ambiente di lavoro: gli hard services includono elementi essenziali come la manutenzione degli edifici, la gestione degli impianti, l’illuminazione, il riscaldamento e il raffreddamento. Un ambiente di lavoro confortevole, sicuro e ben illuminato è fondamentale per il benessere dei dipendenti, influenzando la loro produttività e la soddisfazione complessiva;
sicurezza: la sicurezza delle strutture e degli impianti è di primaria importanza per il successo aziendale. Gli hard services si occupano di garantire che le norme di sicurezza siano rispettate, che gli impianti antincendio siano funzionanti e che vi siano procedure in atto per gestire situazioni di emergenza;
manutenzione preventiva e correttiva: la manutenzione regolare degli impianti e delle strutture evita guasti improvvisi e costosi interruzioni delle attività aziendali. Gli hard services sono responsabili di pianificare e condurre attività di manutenzione preventiva e, se necessario, di intervenire tempestivamente con azioni correttive;
gestione delle risorse energetiche: la gestione efficiente dell’energia è un fattore importante nel controllo dei costi operativi e nell’impatto ambientale. Gli hard services lavorano per ottimizzare l’uso di energia, riducendo sprechi e implementando soluzioni per migliorare l’efficienza energetica;
gestione delle strutture e delle postazioni di lavoro: l’organizzazione degli spazi di lavoro, la disposizione degli uffici e la fornitura di attrezzature adeguate sono tutte componenti degli hard services. Questi aspetti influenzano l’efficienza delle operazioni e contribuiscono al comfort dei dipendenti;
gestione delle tecnologie: in un’epoca di crescente digitalizzazione, gli hard services includono anche la gestione delle infrastrutture tecnologiche, come l’accesso alla rete, la connettività e la sicurezza informatica. Questi elementi sono essenziali per il corretto funzionamento delle attività aziendali;
conformità regolamentare: gli hard services devono assicurarsi che le strutture e le attività aziendali siano conformi alle norme e ai regolamenti pertinenti. Questa conformità è fondamentale per evitare sanzioni legali e proteggere la reputazione aziendale;
immagine e reputazione aziendale: l’aspetto estetico e la funzionalità delle strutture aziendali influenzano l’immagine e la percezione dell’azienda da parte dei dipendenti, dei clienti e dei visitatori. Un ambiente ben curato e funzionale può contribuire positivamente alla reputazione aziendale.

Casi studio: successi e fallimenti

I casi studio dimostrano che la gestione efficace degli “hard services” è cruciale per il successo e la sicurezza degli edifici e delle strutture. La manutenzione regolare, la sorveglianza tecnologica e l’adozione di approcci predittivi possono prevenire guasti e problemi, migliorando l’efficienza, la sicurezza e la durata degli impianti. D’altra parte, la trascuratezza o l’insufficiente gestione degli “Hard Services” può portare a situazioni critiche, con conseguenze finanziarie e sulla sicurezza. Facciamo a tal proposito degli esempi che si potrebbero verificare nella vita delle nostre realtà produttive o residenziali.

Esempi di successo:

Un’azienda manifatturiera che implementa un programma di gestione degli “hard services” e che focalizza l’attenzione sull’ottimizzazione energetica, utilizzando tecnologie di monitoraggio remoto, può identificare e risolvere inefficienze nei sistemi di riscaldamento, raffreddamento e illuminazione. Ciò porta a notevoli risparmi energetici e a una riduzione significativa dei costi operativi.
Un centro sanitario che adotta l’approccio della manutenzione predittiva per i suoi “hard services”, attraverso l’analisi dei dati raccolti da sensori installati sugli impianti è in grado di prevedere guasti potenziali prima che si verifichino effettivamente. Questo riduce drasticamente i tempi di fermo e migliora la continuità operativa.

Esempi di fallimento:

In un grande edificio commerciale, la mancata manutenzione dell’impianto antincendio porta al malfunzionamento dei sistemi di rilevamento e allarme in momenti critici. Questo ritarda la risposta agli incendi e compromette la sicurezza degli occupanti.
In un complesso residenziale, la mancata identificazione e correzione di difetti strutturali durante la fase di manutenzione preventiva porta a problemi più gravi nel tempo. Questi difetti peggiorano fino a causare danni significativi all’edificio e costose riparazioni.

 

In un mondo in costante evoluzione, l’adozione di strumenti tecnologici avanzati e l’attenzione ai dettagli tecnici sono la chiave per una gestione di successo. Continuare a esplorare e adottare le migliori pratiche nell’ambito degli “Hard Services nel Facility Management” porterà a una maggiore sostenibilità, sicurezza e competitività per gli edifici e le infrastrutture.

 

 

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