Fine lavori e chiusura cantiere: ecco i documenti richiesti

La fine dei lavori edili viene accertata mediante pratiche e documenti di chiusura del cantiere. Scopri come gestirli in maniera efficace e sicura

La chiusura del cantiere è una fase cruciale in qualsiasi progetto edilizio, che richiede non solo un’elevata competenza tecnica, ma anche la produzione di una serie di documenti specifici. Questi documenti servono per attestare l’ultimazione dei lavori e la conformità dell’opera costruita alle normative vigenti e ai requisiti del progetto.

In questo articolo ti forniremo un elenco dei documenti da redigere al termine dei lavori di costruzione e condivideremo alcuni preziosi consigli su come gestirli in modo efficace.

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Cosa si intende per fine dei lavori e chiusura del cantiere in un progetto edile?

La fine dei lavori, conosciuta anche come construction closeout, rappresenta la fase conclusiva nell’evoluzione di un cantiere edile. È una tappa fondamentale poiché comprende una serie di attività che devono essere svolte prima che il progetto possa considerarsi finito.

Queste attività includono:

la pulizia del cantiere da detriti, materiali inutilizzati e attrezzature non più necessarie;
la conduzione di collaudi e ispezioni finali per verificare che il lavoro sia stato eseguito in conformità con i piani, le prescrizioni normative e le specifiche del progetto;
la risoluzione dei problemi residui rilevati durante le ispezioni, che possono essere affrontati efficacemente mediante l’elaborazione di una snag list, ovvero di un elenco di controllo che indica quali sono e come gestire i difetti, le problematiche e i lavori incompleti del progetto;
la chiusura dei contratti ancora aperti, inclusa la liquidazione dei vari appaltatori e fornitori, e la valutazione dei costi sostenuti rispetto al budget preventivato;
la consegna dell’opera al committente e l’archiviazione di tutta la documentazione relativa al progetto (tra cui i permessi, i piani, i certificati, le relazioni sull’avanzamento dei lavori, ecc.), che deve essere accuratamente conservata per riferimenti futuri o potenziali reclami.

Una corretta gestione della fase di fine lavori, all’interno della quale ricopre un ruolo cardine la figura del construction Project manager, ha lo scopo di garantire che:

tutte le lavorazioni siano state ultimate secondo il programma;
tutti i processi di gestione del progetto siano stati eseguiti;
si è ottenuta l’approvazione di quanto eseguito da parte di tutte le figure coinvolte.

Quali sono i documenti di Construction Closeout?

Ora che sappiamo cosa si intende per Construction Closeout, è facile immaginare come ognuno di questi passaggi comporti l’elaborazione e la produzione di una serie di documenti, chiamati appunti Construction Closeout Documents.

Tali documenti, di tipo tecnico e amministrativo:

accertano il completamento di tutte le attività;
assicurano la rispondenza del progetto alle specifiche prestabilite.

Nonostante i Construction Closeout Documents possano variare in base alla legislazione locale e al tipo di progetto, è possibile stilare un elenco di quelli da redigere nella maggior parte dei progetti:

disegni as-built: sono gli elaborati redatti dal progettista che riflettono lo stato finale del progetto, comprese eventuali modifiche apportate durante la costruzione;
report sulle ispezioni finali: sono relazioni che includono i dettagli dei controlli effettuati al termine dei lavori. Servono a verificare la funzionalità e la corretta esecuzione delle componenti strutturali, meccaniche, elettriche, idrauliche, antincendio, di sicurezza, ecc.;
elenco dei lavori da completare: noto anche come punch list, è un documento che elenca tutti i problemi che devono essere risolti o completati prima che la costruzione sia considerata finita (come lavori di finitura, correzione di difetti o imperfezioni, pulizia finale ecc);
ordini di modifica finali: documenti che tracciano le variazioni apportate al progetto durante la costruzione. Sono molto diffusi nella fase di chiusura poiché, in genere, ogni voce contenuta nella punch list viene trasformata in un ordine di modifica;
certificato di ultimazione dei lavori: il verbale di fine lavori viene emesso dal direttore dei lavori nell’ambito degli appalti pubblici per attestare la chiusura del periodo esecutivo ed accertare che i lavori siano stati eseguiti nel rispetto dei termini contrattuali;
certificato di collaudo statico: si tratta di un documento redatto da un tecnico abilitato e rilasciato al termine delle operazioni necessarie al collaudo statico della struttura;
certificato di collaudo tecnico-amministrativo: il collaudatore tecnico-amministrativo certifica, entro sei mesi dall’ultimazione dei lavori, che l’oggetto del contratto è stato realizzato nel rispetto delle previsioni contrattuali e in conformità alle prestazioni, agli obiettivi e alle caratteristiche tecniche, economiche e qualitative prestabilite;
certificato di regolare esecuzione: in alcuni casi particolari (che dipendono dall’importo contrattuale e dalla tipologia di lavori eseguiti) il certificato di collaudo può essere sostituito dal certificato di regolare esecuzione. Questo documento è rilasciato dal direttore dei lavori entro tre mesi dalla data di ultimazione delle opere. L’emissione si basa su un’ispezione accurata e sulla verifica che l’esecuzione sia conforme al contratto stipulato tra la stazione appaltante e l’impresa aggiudicatrice, in termini di forma, dimensioni, qualità, quantità, forniture dei materiali ed adempimenti;
conto finale (o stato finale) dei lavori: definisce in maniera dettagliata i lavori eseguiti, il corrispettivo dell’appaltatore e l’eventuale credito ed è redatto dal direttore dei lavori dopo l’ultimazione delle opere. Il conto finale di lavori è sempre accompagnato da una relazione sul conto finale, in cui sono documentate tutte le vicende relative all’esecuzione dei lavori, e alla quale sono allegati ulteriori documenti (tra cui verbali di consegna, perizie di variante, atti aggiuntivi, verbali di sospensione e ripresa, atti contabili, ecc.);
certificati di qualità: sono documenti che attestano che i materiali utilizzati durante la costruzione soddisfano le specifiche tecniche e le normative applicabili;
dichiarazioni di conformità degli impianti: sono certificazioni che le imprese installatrici rilasciano al committente al termine dei lavori, dopo aver effettuato le verifiche previste dalla normativa vigente. Hanno lo scopo di valutare la corretta funzionalità degli impianti installati all’interno dell’edificio;
libretti d’uso e manutenzione: sono manuali che contengono tutte le informazioni relative agli impianti (caratteristiche tecniche, componenti installati e interventi effettuati nel corso del tempo), nonché le istruzioni per poterli utilizzare correttamente;
certificati di sicurezza: sono documenti che certificano che l’opera è stata realizzata in conformità con le norme di sicurezza sul lavoro e che sono state adottate misure adeguate per proteggere i lavoratori durante la costruzione;
attestati di prestazione energetica: si tratta di documenti che valutano l’efficienza energetica dell’edificio e che possono essere richiesti per verificare la conformità alle normative energetiche;
certificato di agibilità: è un documento che viene richiesto dopo quindici giorni dalla fine dei lavori e serve ad attestare la sussistenza delle condizioni di sicurezza, igiene, salubrità e risparmio energetico dell’edificio;
certificati di garanzia: sono dichiarazioni emesse dagli appaltatori e dai fornitori, i quali forniscono una garanzia per un periodo specifico sugli eventuali difetti di costruzione;
documenti fiscali: includono fatture e ricevute che servono a dimostrare i pagamenti effettuati.

Ruoli e responsabilità durante il Construction Closeout

La chiusura del cantiere rappresenta il culmine del processo di costruzione, e proprio per questa ragione spesso richiede il coinvolgimento di molte delle persone coinvolte nel processo di costruzione. Tra queste, le figure che, con ogni probabilità, saranno coinvolte sono:

General contractor:  la figura del general contractor sovrintende al processo di costruzione:

garantendo che i lavori completati siano allineati con il progetto iniziale;
risolve gli ordini di modifica in sospeso;
presenta la documentazione necessaria per la revisione finale.

Il general contractor trasmette anche tutte le informazioni relative al pagamento al cliente, comprese ritenute, spese non pagate e ordini di modifica finale.

Proprietario/committente: il proprietario, o un suo rappresentante, è responsabile di riconoscere che il progetto finale rifletta i piani e le modifiche approvate. Questo processo di controllo da parte del committente può includere la revisione e l’approvazione di tutti i lavori completati, la verifica del funzionamento e della manutenzione dell’impianto e l’effettuazione dei pagamenti finali.
Team di progettazione: il lavoro del team di progettazione è spesso completato molto prima che la chiusura avvenga. Tuttavia, i team di progettazione sono talvolta chiamati a convalidare la corrispondenza dei lavori completati con quelli pianificati.
Subappaltatori: durante o prima della chiusura, i subappaltatori devono fornire tutte le garanzie necessarie, manuali e istruzioni per la manutenzione di quanto da loro realizzato e quindi di loro competenza. Alcuni subappaltatori terminano il loro lavoro nelle prime fasi del processo di costruzione, in questi casi, l’appaltatore generale dovrebbe cercare di raccogliere tutta la documentazione richiesta mentre il subappaltatore è ancora al lavoro o poco dopo aver terminato.
Fornitori/venditori: la responsabilità principale di queste figure, a livello di closeout documents, è quella di fornire garanzie e manuali di installazione e manutenzione relativamente i prodotti da loro forniti.

L’importanza dei documenti di fine lavori e chiusura della costruzione

I Closeout Documents, dunque tutti i documenti di fine lavori tra cui quelli visti nel paragrafo precedente, sono fondamentali per la costruzione. L’importanza della corretta redazione e gestione di questi documenti è dovuta, tra le altre cose, al fatto che essi:

forniscono un resoconto dettagliato della progettazione, dell’esecuzione e dei risultati del progetto;
garantiscono la conformità alle normative vigenti e i codici edilizi;
forniscono prove della qualità del lavoro e del rispetto del capitolato;
facilitano la manutenzione futura.

Proprio per le ragioni appena elencate, i documenti di chiusura cantiere risultano essenziali per la gestione di eventuali controversie legali e la sicurezza a lungo termine dell’edificio.

La loro gestione è, come dicevamo, essenziale per l’integrità dell’intero progetto ma può risultare una sfida complessa, soprattutto a causa della notevole quantità di informazioni da tenere sotto controllo.

La soluzione più efficace per semplificare questo processo consiste nell’utilizzare un software specifico per la gestione dei documenti di progetto. Si tratta di una piattaforma centralizzata per l’archiviazione, l’organizzazione e la gestione dei documenti legati ai progetti del settore AEC (disegni, piani, specifiche, certificati di conformità, ordini di modifica e punch list). I vantaggi di questa soluzione non si esauriscono, tuttavia, nella semplice archiviazione della documentazione relativa al progetto:

accedi ai numerosi template (documenti di cantiere, fascicolo dell’opera, transmittal e piani di manutenzione) che aiutano a creare rapidamente file digitali per qualsiasi tipo di attività;

possibilità di tenere traccia delle modifiche apportate ai documenti nel corso del tempo e accedere facilmente alle versioni più aggiornate;
notifica automatica delle scadenze, mediante l’impostazione di alert personalizzati che ti aiuteranno a rispettare i tempi di consegna e le scadenze associate alle diverse attività;
pianifichi gli accessi e i livelli di autorizzazione, per limitare chi può visualizzare, modificare o approvare i file di progetto. Ciò è importante per garantire che solo le persone autorizzate siano in grado di apportare modifiche ai documenti critici.

Se vuoi sperimentare queste ed altre funzionalità basate sulla gestione digitalizzata dei documenti di progetto, ti invito a provare il software per l’engineering document management. Utilizzalo gratuitamente per trenta giorni e inizia anche tu, come gli altri professionisti del settore, a rendere la gestione documentale dei tuoi progetti AECO più semplice ed efficace che mai, a partire dalla fase di avvio fino al completamento dei lavori di costruzione.

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