Cos’è il BIM document management: gestire i documenti nel processo BIM

Come si gestiscono i documenti in un processo BIM? Scopri vantaggi e caratteristiche dei principali strumenti per il BIM document management

Con l’affermarsi del BIM nel mondo delle costruzioni e con la sua obbligatorietà negli appalti pubblici, gli operatori del settore AEC sono chiamati ad affrontare nuove sfide rispetto all’organizzazione del lavoro e ai relativi strumenti da utilizzare. Con la giusta preparazione puoi affrontare questo cambiamento al meglio per aumentare la tua competitività ed ottimizzare la gestione del tuo workflow.

In questo contesto, la gestione dei dati e dei documenti relativi a qualsiasi pratica edilizia e l’utilizzo degli strumenti giusti per farlo (il cosiddetto BIM document management), assume un’importanza strategica.

In questo articolo ti parlo del BIM document management, dei vantaggi che può avere nel tuo lavoro e dei principali strumenti di BIM document management.

A questo proposito ti fornisco anche una tabella sintetica delle funzioni di Autodesk BIM 360 docs e usBIM per aiutarti a scegliere la soluzione più adatta alle tue esigenze.

Cos’è il BIM document management

Sappiamo che il BIM non è solo modellazione 3D e che il suo valore si estende oltre la progettazione e la costruzione, nell’intero ciclo di vita dell’asset: fornisce dati che un  tecnico o un operatore può utilizzare per la gestione delle strutture, la manutenzione, la ristrutturazione, fino all’eventuale demolizione del bene.

Nel BIM il dato è fondamentale, ed è essenziale anche la sua condivisione tra le diverse figure che intervengono nelle varie fasi del ciclo di vita: ecco perché i dati BIM in generale ricoprono un ruolo importante nel processo complessivo.

Il BIM document management indica un sistema organizzato di gestione di dati e documenti nel processo BIM che permette di mantenere tutto sotto controllo in cartelle ed archivi digitali, rendendo più semplice ed efficace la creazione, gestione e condivisione di tutti i documenti.

La creazione di un efficace sistema di gestione dei documenti per un progetto di costruzione è una componente fondamentale del successo. Un sistema efficace colma il divario tra progettazione e costruzione digitalizzando il processo di gestione dei documenti.

Ma come è possibile fare questo? E con quali strumenti? Che caratteristiche devono avere questi software?

La risposta è centralizzando tutti i dati del progetto in un unico repository di dati e collegando le parti interessate e i flussi di lavoro del progetto, dalla progettazione alla costruzione e fino alla demolizione, attraverso tecnologie in grado di creare e gestire sistemi documentali integrati a modelli BIM ed IFC online.

Sfruttare la potenza di un repository in cloud aumenta l’efficienza, migliora la qualità e riduce i rischi.

Generalmente la gestione dei documenti nel processo BIM è garantita da software o piattaforme online in cui creare e organizzare processi di acquisizione, archiviazione e consultazione dei file in maniera versatile. Infatti puoi ragionare sulla predisposizione del flusso di lavoro in modo tale da assegnare ad ogni figura le relative responsabilità e i permessi necessari.

Un software di gestione di documenti BIM deve rispettare un minimo di funzionalità affinché possa essere considerato efficiente:

garantire l’accesso e l’utilizzo online, sfruttando un ambiente cloud;
agevolare, tramite appositi comandi, la ricerca dei documenti;
gestire in maniera ottimale le versioni e le correzioni dei vari file;
permettere l’assegnazione di ruoli differenziati con relativi permessi per una maggiore efficienza nell’intera organizzazione del flusso di lavoro;
consentire la visualizzazione almeno dei file più comuni nel mondo delle costruzioni (IFC, dxf/dwg, office, pdf, ecc.);
agevolare la collaborazione tra le diverse figure del team;
gestire il flusso di richieste per le modifiche o eventuali problemi riscontrati nei documenti.

Scopri come aprire un DXF online con usBIM

Perché la gestione documentale BIM è essenziale nella costruzione digitale

La gestione documentale BIM è essenziale nella costruzione digitale perché consente di organizzare, condividere e controllare in modo strutturato tutte le informazioni generate durante il ciclo di vita di un progetto. In un contesto in cui architetti, ingegneri, imprese e committenti lavorano contemporaneamente sugli stessi modelli e documenti, avere un sistema centralizzato evita errori, duplicazioni e perdita di dati.

Uno dei principali vantaggi è la possibilità di garantire che tutti gli stakeholder lavorino sempre sull’ultima versione aggiornata dei file. Questo riduce drasticamente il rischio di incoerenze progettuali e migliora la qualità complessiva del progetto. Inoltre, la tracciabilità delle modifiche permette di monitorare chi ha fatto cosa e quando, aumentando trasparenza e responsabilità.

La gestione documentale BIM supporta anche la collaborazione interdisciplinare, facilitando lo scambio di informazioni tra diversi software e formati. In questo modo si abbattono i silos informativi tipici dei metodi tradizionali e si favorisce un flusso di lavoro più fluido ed efficiente.

Infine, in un settore sempre più orientato alla digitalizzazione e alla conformità normativa, un sistema BIM ben strutturato aiuta a rispettare standard, requisiti contrattuali e procedure di controllo qualità. Questo si traduce in una riduzione dei tempi, dei costi e dei rischi lungo tutto il processo, dalla progettazione alla costruzione fino alla gestione dell’opera.

Quali sono i vantaggi della gestione dei documenti BIM

Le attività nel settore delle costruzioni hanno gestito per molto tempo in maniera inadatta il flusso delle informazioni e dei documenti. Questo ha portato a perdite economiche facilmente evitabili.

La ricerca delle informazioni in archivi digitali non condivisi o tra i documenti cartacei non ancora digitalizzati sono aspetti che accomunano ancora oggi tante realtà. Questo continua a portare inefficienza nel mondo dell’AEC e tra tutte le figure interessate.

Con il BIM document management si ottiene una maggiore efficienza dei processi, con una riduzione significativa dei costi e della perdita di dati.

Le ragioni sono evidenti, tra cui:

l’utilizzo del cloud come canale di condivisione;
informazioni veicolate in modo veloce e organizzate in maniera ordinata;
una miglior gestione delle informazioni in relazione al ruolo ottenuto in un processo.

I vantaggi sono numerosi.

Di fatto, rivoluzioni il tuo modo di lavorare, ottimizzando il tempo di lavoro, riducendo i rischi dovuti alla cattiva comunicazione, rendendo più efficiente l’intero sistema:

il team riesce a lavorare sullo stesso file eliminando eventuali equivoci, grazie alla gestione automatica delle versione;
l’accesso alle informazioni è possibile da qualsiasi dispositivo e da qualsiasi luogo;
i permessi che le varie persone hanno su un determinato file sono controllati, distinguendo chi ha il diritto di visualizzazione e modifica da chi invece può solo visualizzare;
è possibile visualizzare e verificare, anche in maniera collaborativa, i file sia in formato 2D che 3D.

Le soluzioni per il BIM document management più utilizzate

Quando lavoriamo su progetti insieme con colleghi o collaboratori, oltre ad una buona comunicazione, è di fondamentale importanza la gestione documentale. Una situazione caotica o poco efficiente può portare ad enormi problemi di gestione, con conseguente aumento di costi e tempi.

Per questo hai bisogno di un software che ti aiuti a rendere efficiente la collaborazione dell’intero team nelle diverse fasi del ciclo di vita dell’opera.

Autodesk BIM 360 docs e usBIM sono due soluzioni per il BIM document management tra le più utilizzate che ti permettono di mantenere tutto sotto controllo e in modo semplice e efficace.

Le funzioni per il BIM document management di Autodesk BIM 360 docs e di usBIM a confronto

Di seguito ti propongo una tabella sintetica delle principali caratteristiche e funzionalità delle due soluzioni.

Caratteristiche principali di un software di gestione documentale BIM

Un software di gestione documentale BIM deve rispondere alle esigenze complesse della costruzione digitale, dove dati, modelli e documenti devono essere sempre accessibili, aggiornati e coerenti tra tutti gli attori coinvolti. Le sue caratteristiche principali ruotano attorno a efficienza, controllo e collaborazione.

Innanzitutto, è fondamentale la centralizzazione delle informazioni: tutti i documenti (modelli BIM, elaborati grafici, relazioni, capitolati) devono essere archiviati in un unico ambiente condiviso, spesso definito Common Data Environment (CDE). Questo consente di avere una “fonte unica di verità”, evitando duplicazioni e disallineamenti.

Un’altra caratteristica chiave è il controllo delle versioni. Il software deve tracciare ogni modifica apportata ai documenti, mantenendo uno storico completo e permettendo di recuperare versioni precedenti. Questo garantisce affidabilità e riduce il rischio di errori dovuti all’utilizzo di file obsoleti.

La gestione dei permessi e dei ruoli è altrettanto cruciale: ogni utente deve poter accedere solo alle informazioni pertinenti al proprio ruolo (progettista, direttore lavori, impresa, ecc.). Questo non solo protegge i dati sensibili, ma organizza anche in modo chiaro le responsabilità.

Un buon sistema BIM deve inoltre offrire strumenti avanzati di collaborazione, come la condivisione in tempo reale, i commenti sui documenti, la gestione delle revisioni e dei flussi di approvazione. Queste funzionalità migliorano la comunicazione tra i team e velocizzano i processi decisionali.

La compatibilità con formati standard (come IFC, DWG e PDF) è essenziale per garantire l’interoperabilità tra diversi software e discipline. Il sistema deve essere in grado di visualizzare, archiviare e gestire questi file senza perdita di informazioni.

Infine, non può mancare la tracciabilità e audit delle attività: ogni azione effettuata sulla piattaforma deve essere registrata, permettendo di monitorare l’avanzamento del progetto e verificare il rispetto delle procedure. A questo si aggiungono funzionalità come la ricerca avanzata, l’automazione dei workflow e l’accesso cloud, che rendono il sistema ancora più potente e flessibile.

In sintesi, un software di gestione documentale BIM efficace non è solo un archivio digitale, ma uno strumento strategico che supporta il coordinamento, la qualità e la governance dell’intero progetto.

Come scegliere la miglior soluzione per il BIM document management

Stabilire quale sia la migliore soluzione in assoluto è difficile, è possibile scegliere quella più adatta alle tue esigenze lavorative valutando gli scopi, la dimensione dei progetti e del team con cui si lavora.

Oltre alle funzioni analizzate nella tabella precedente è importante valutare anche le opzioni di vendita.

Autodesk BIM 360 docs propone un’unica configurazione da acquistare con abbonamento mensile o annuale che include tutte le funzionalità senza possibilità di personalizzare la soluzione secondo le tue esigenze.

usBIM, invece, è un sistema scalabile e configurabile dove puoi scegliere di acquistare solo lo spazio di archiviazione e le applicazioni di cui hai bisogno. Inoltre, è una piattaforma che si integra con numerosissime applicazioni con cui è possibile gestire i vari aspetti della progettazione BIM (clash detection, code cheking, VRi, gestione delle issues, GIS e tanto altro).

Puoi iniziare a gestire i tuoi documenti dell’edilizia con una soluzione di BIM document management gratuita e ampliare spazio di archiviazione e applicazione in base alle diverse esigenze che si presentano nel lavoro.

Come accedere ad usBIM

usBIM, inoltre, è molto semplice da utilizzare, grazie alla sua interfaccia intuitiva.

Ora ti spiego brevemente come accedere ad usBIM e usufruire dei tanti benefici del software. È molto semplice e veloce, infatti devi solo:

andare sulla pagina di usBIM
effettuare il login con le tue credenziali di myACCA

Non hai le credenziali perché ancora non sei registrato al sito ACCA? Nessun problema.

Esegui la registrazione sul sito ACCA compilando tutti i dati e seguendo tutti i passaggi. Appena concluso segui i passaggi precedentemente citati (1. e 2.).

Ora puoi sfruttare tutte le potenzialità del software cominciando subito con numerose applicazioni e uno spazio cloud di 10 GB Gratis, poi scegli le applicazioni che ti servono e configuri usBIM secondo le tue esigenze.

Le FAQ

 

Fonte: Read More