Fatturazione elettronica: guida veloce e novità

Fatturazione elettronica: la guida semplice, completa e professionale per redigere la fattura elettronica in modo corretto

Cos’è la fattura elettronica, come funziona?

In questo articolo forniamo una sintesi di tutto quello che c’è da sapere sulla fattura elettronica, a partire dal quadro normativo fino a giungere alle soluzioni software per la fatturazione elettronica per i professionisti e le imprese del settore edile.

Dal 1° aprile 2025 nuove specifiche tecniche per la fatturazione elettronica

L’Agenzia delle Entrate ha pubblicato il 31 gennaio 2025 le nuove specifiche tecniche per la fatturazione elettronica (versione 1.9). Entreranno in vigore il 1° aprile 2025.

I principali aggiornamenti riguardano:

l’introduzione di un nuovo tipo documento TD29 per la comunicazione all’Agenzia delle entrate della omessa o irregolare fatturazione e la modifica della descrizione del tipo documento TD20;
l’introduzione del nuovo regime transfrontaliero di Franchigia IVA RF20(Direttiva UE 2020/285);
l’aggiornamento dei codici valori per le fatture di vendita gasolio o carburante, in accordo alla nuova codifica prevista dall’ADM;
l’eliminazione del limite a 400 euro dell’importo totale della fattura semplificata nel caso in cui il Cedente/Prestatore emetta in regime forfettario (art. 1, c. 54-89, L. 190/2014) o in regime transfrontaliero di franchigia IVA (Direttiva UE 2020/285).

Sono state pubblicate anche le nuove “Specifiche tecniche relative al Formato fatturaPA v1.4” e il nuovo “Elenco controlli” v2.0, anch’esse in vigore dal 1° aprile 2025.

L’Agenzia delle Entrate informa che il nuovo tracciato non comporta variazioni nei flussi operativi ma richiede agli enti pubblici e ai soggetti interessati di verificare l’adeguamento dei propri sistemi di fatturazione per garantire la conformità ai nuovi standard.

 

 

 

Fatturazione elettronica: quadro normativo e obblighi

La legge 244/2007 ha introdotto l’obbligo di fatturazione elettronica nei confronti della PA, stabilendo che la trasmissione delle fatture elettroniche avvenga attraverso il Sistema di Interscambio coordinato dall’Agenzia delle Entrate e dalla Sogei quale apposita struttura dedicata ai servizi strumentali ed alla conduzione tecnica.

Dal 6 giugno 2014 è entrato poi in vigore l’obbligo di fatturazione elettronica per i fornitori di prestazioni e cessioni di beni nei confronti di Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale.

Dal 31 marzo 2015 è diventata obbligatoria la fatturazione elettronica anche per i Comuni e tutti gli uffici della Pubblica Amministrazione: tribunali, scuole, ospedali e più in generale per tutti gli uffici pubblici che dovranno ricevere solo le fatture elettroniche senza più ricorrere alla carta.

Per tutte le Amministrazioni è previsto l’obbligo di:

non accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea
non procedere al pagamento, neppure parziale, sino all’invio del documento in forma elettronica
adeguare le infrastrutture informatiche e le procedure interne, secondo le linee guida individuate con il D.M. 55/2013
iscrivere i propri uffici responsabili delle ricezioni all’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA)
rilasciare, una volta ottenuta la fattura tramite il Sistema d’Interscambio (coordinato dall’Agenzia delle Entrate), una ricevuta di consegna che certifica la corretta ricezione da parte dell’ente pubblico

Imprese e professionisti che forniscono prestazioni di servizi o cessioni di beni nei confronti delle PA hanno, quindi, i seguenti obblighi:

gestire il proprio ciclo di fatturazione nelle fasi di emissione e trasmissione esclusivamente in modalità elettronica
archiviare e conservare le relative fatture in modalità elettronica

Dal 2017 il Sistema di Interscambio (Sdl) è stato messo a disposizione anche degli operatori economici privati.

La legge di Bilancio 2018 ha esteso l‘obbligo di fatturazione elettronica per tutti i rapporti commerciali:

Fatturazione elettronica B2B – verso soggetti titolari di partita IVA (imprese e professionisti)
Fatturazione elettronica B2C – verso i consumatori finali.

Dal 1° luglio 2018 l’obbligo di fatturazione elettronica (fattura B2B) è anticipato per le prestazioni rese tra imprese e professionisti in qualità di subappaltatori in contratti di appalto di lavoro, servizi o forniture stipulati con una PA.

Dal 1° gennaio 2019 l’obbligo della fattura elettronica si estende anche nel rapporto tra soggetti privati (titolari e non di Partita IVA); la legge 205/2017 (legge di Bilancio 2018) ha, infatti, introdotto l’obbligo di emissione e ricezione della fattura elettronica tra privati, attraverso il Sistema di Interscambio (SdI).

Dal 1° gennaio 2024 scatta l’obbligo di fatturazione elettronica per tutte le partite IVA in regime forfettario. Il 1° luglio 2022 la fatturazione elettronica era diventata obbligatoria solo per i forfettari che nell’anno precedente avessero percepito ricavi o compensi superiori a 25.000€.

Dal 2024 l’obbligo di estende a tutti i soggetti in regime forfettario, a prescindere dall’entità dei ricavi conseguiti o dei compensi percepiti.

Cos’è la fattura elettronica

La fattura elettronica è una fattura in formato digitale, che deve soddisfare specifici requisiti: innanzitutto deve essere in formato .XML – extensible markup language -, l’unico accettato dal Sistema di Interscambio.

Nel caso emissione nei confronti di privati con partita IVA deve riportare l’indirizzo telematico del destinatario, ossia:

codice destinatario, oppure
PEC nel caso di fattura emessa nei confronti di privati con partita IVA.

In caso di fattura verso una Pubblica Amministrazione, inoltre, deve:

ricevere la firma elettronica di chi emette la fattura, al fine di garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto
contenere un codice identificativo univoco assegnato a ciascun ufficio dall’Indice delle PA
avere un codice CIG (Codice Identificativo di Gara) nei casi di obbligo di tranciabilità di cui alla legge 136/2010
avere un codice CUP (il Codice Unico di Progetto) in caso di fatture relative ad opere pubbliche, interventi di manutenzione straordinaria, interventi finanziati da contributi comunitari e ove previsto ai sensi dell’articolo 11 della Legge 3/2003.

Sistema di Interscambio

La trasmissione della fattura elettronica verso la Pubblica Amministrazione (FatturaPA) o verso i privati (fattura B2B e B2C) deve essere effettuata esclusivamente attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) gestito dall’Agenzia delle Entrate.

Il Sistema di Interscambio (SdI) è deputato a:

ricevere la fattura elettronica
controllare la conformità della fattura alle specifiche tecniche
inoltrare la fattura al destinatario

In definitiva, tutte le fatture devono passare attraverso il sistema di interscambio, altrimenti non sono valide; in particolare, la fattura elettronica è trasmessa al S.d.I. dal cedente/prestatore o da un soggetto terzo incaricato anche diverso dagli intermediari di cui all’art. 3, comma 3 del D.P.R. 322/1998 (commercialisti, consulenti del lavoro, ecc.).

Formato della fattura elettronica

Il formato della fattura elettronica è l’XML (eXtensible Markup Language) è strutturato secondo le indicazione del SdI e ha contenuto informativo distinto in elementi:

obbligatori ai fini fiscali, in quanto rilevanti secondo la normativa tributaria vigente
obbligatori ai fini di trasmissione, indispensabili ai fini di una corretta trasmissione della fattura al soggetto destinatario attraverso il Sistema di Interscambio
facoltativi per l’integrazione del documento per esigenze informative concordate tra gli operatori economici e le amministrazioni pubbliche

Firma digitale per la fattura elettronica

Nel caso di fatturazione nei confronti della PA, ad ogni file trasmesso al Sistema di Interscambio deve essere applicata la firma digitale (fattura PA) dal soggetto che emette la fattura, tramite un certificato di firma qualificata.

La firma digitale soddisfa tre esigenze:

autenticità: il destinatario può verificare l’identità del mittente
non ripudio: il mittente non può disconoscere un documento da lui firmato
integrità: il destinatario non può inventarsi o modificare un documento firmato

Per dotarsi di un certificato di firma qualificata è necessario rivolgersi a uno dei certificatori (pubblici o privati) presenti nell’apposito elenco pubblicato sul sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale.

Invio delle fatture elettroniche

Le fatture potranno essere trasmesse al Sistema di Interscambio (SdI) via PEC o attraverso procedure web service/FTP.

L’utilizzo del canale PEC è la modalità più semplice per inviare la propria fattura perché non presuppone alcun tipo di accreditamento preventivo presso il Sistema di Interscambio.

I passaggi da seguire sono:

predisporre la fattura elettronica (creare il file XML secondo il contenuto informativo previsto dal SdI)
firmare digitalmente la fattura elettronica (fattura PA)
controllare la conformità al tracciato telematico
inviare la fattura elettronica al SdI

Entro 5 giorni, in caso di superamento dei controlli minimi su alcuni dati obbligatori della fattura, sarà recapitata una “ricevuta di consegna” del file della fattura elettronica al soggetto che lo ha inviato e la fattura si considererà emessa.

Il singolo file (o archivio compresso) da trasmettere tramite PEC costituisce l’allegato del messaggio di posta. Un unico messaggio può contenere diversi file allegati. Il messaggio con relativi allegati non deve superare la dimensione di 30 MB, valore che costituisce il limite massimo entro il quale il gestore è tenuto a garantire il suo invio, come previsto dall’art. 12 del D.M. 2 novembre 2005 (“Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata” – G.U. 15 novembre 2005, n. 266). Il singolo file fattura (fattura o lotto di fatture) non può superare i 5 MB.

Recapito semplificato

Se la fattura elettronica riguarda un consumatore finale, l’emittente potrà valorizzare solo il campo “Codice Destinatario” con un codice convenzionale e la fattura sarà recapitata al destinatario attraverso la messa a disposizione del file in un’apposita area web riservata dell’Agenzia delle Entrate.

Conservazione facilitata

Le fatture elettroniche e le note di variazione trasmesse e ricevute attraverso il Sistema di interscambio possono essere conservate elettronicamente utilizzando il servizio di conservazione elettronica, conforme a quanto previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale (Cad – D.Lgs. 82/2005), gratuitamente messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, dopo aver aderito, anche tramite intermediari, all’accordo di servizio pubblicato nell’area riservata del sito web dell’Agenzia.

Ricezione della fattura elettronica

La fatturazione elettronica porta con sè una serie d vantaggi: semplifica ed ottimizza la gestione dei rapporti tra fornitori e clienti, garantendo la consegna dei documenti, consente il monitoraggio delle fasi di spedizione e ricezione, ecc.

Ulteriore beneficio è legato al fatto che le fatture sono ricevute in un formato perfettamente leggibile dai sistemi informatici e pronte per la conservazione, con il vantaggio della dematerializzazione degli archivi: un risparmio economico e di tempo nel processo di conservazione e una maggior sicurezza.

Vuoi saperne di più? Leggi l’approfondimento sulla ricezione della fattura elettronica

Conservazione delle fatture elettroniche

Secondo quanto stabilito dall’art. 39 del D.P.R. n. 633/1972 l’obbligo di conservazione delle fatture elettroniche ricade sia sul soggetto che emette la fattura elettronica, ovvero il fornitore, sia sul soggetto che la riceve, cioè il cliente o destinatario.

Vuoi saperne di più? Leggi l’approfondimento sulla conservazione della fattura elettronica

Imposta di bollo su fatture elettroniche

Con l’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica, l’articolo 6 del D.M. 17 giugno 2014 ha disciplinato l’assolvimento dell’imposta di bollo sulle fatture elettroniche, ossia l’obbligo di riportare una specifica annotazione sulle fatture soggette a tale imposta; il provvedimento ha disposto, inoltre, modalità e termini di versamento.

Ecco una sintesi dell’adempimento e la guida dell’Agenzia delle Entrate aggiornata a novembre 2024.

Software per la fatturazione elettronica

ACCA distribuisce FacTus, il software di fatturazione elettronica che risponde alla normativa in modo semplice, completo, professionale e soprattutto guidato in tutti i passi del procedimento:

emissione Fattura elettronica
applicazione della Firma digitale (con lettura del certificato di firma su dispositivo utente)
controllo di conformità
invio
archiviazione elettronica della fattura emessa

Di seguito proponiamo un video di approfondimento sulla fatturazione elettronica.

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Fonte: Read More